No ZenFisio você pode configurar a forma de visualização da agenda, dias e horários de atendimento dos profissionais, limites de atendimento, exibição de aniversariantes, vínculo com a agenda do Google e muito mais.
Os usuários com função "Administrador(a)" podem configurar a agenda de cada usuário, já os usuários com função "Profissional" completo e "Secretária", podem realizar suas próprias configurações. Saiba mais sobre as permissões de cada função.
Essas configurações são muito importantes, principalmente para usuários com função "Profissional", pois são elas que irão determinar os dias e horários em que poderão ser realizados agendamentos vinculados a esses profissionais.
Confira nesse artigo como realizar as configurações da agenda!
1. Acesse a sua conta do sistema ZenFisio.
2. Clique em "Configurações" no menu lateral.
3. No item "Agenda" clique em "Opções da agenda".
4. No filtro exibido na parte superior da tela, selecione o profissional desejado.
O filtro será exibido para usuários com função "Administrador(a)", que poderão configurar a agenda de todos os usuários do sistema.
Usuários com função "Profissional" completo e "Secretária", poderão realizar suas próprias configurações.
5. Primeiro você poderá realizar as "Configurações de visualização de agenda":
5.1. Em "Visualização padrão" você poderá definir o formato da agenda, ou seja, quando o usuário acessar o ZenFisio, a visualização da agenda será conforme a opção escolhida.
Por padrão do sistema a visualização será no modo "Semana".
Também é possível ajustar a visualização diretamente na agenda, mas, ao fazer dessa forma, não estará definindo uma nova visualização padrão, ou seja, ao atualizar a página a agenda voltará para o formato padrão definido.
Conheça um pouco de cada um dos modos de visualização da agenda:
Semana: essa é a opção de visualização padrão do sistema ZenFisio. Nesse modo, o sistema exibe agendamentos em colunas por dia da semana e na lateral esquerda exibe horários, conforme o intervalo de exibição configurado. Saiba mais sobre o intervalo de exibição no tópico 5.3.
Mês: nessa opção, a grade de horários da agenda irá exibir todos os dias do mês, organizados em colunas por dia da semana.
Dia: essa opção é semelhante ao modo semana, porém, exibe os agendamentos de um único dia. Na lateral esquerda, os horários são exibidos de acordo com o intervalo de exibição configurado, como descrito no tópico 5.3.
Lista do dia: essa opção exibe a listagem dos agendamentos de um único dia.
Lista da semana: semelhante à lista do dia, essa opção exibe a listagem dos agendamentos de cada dia da semana, um abaixo do outro.
Profissionais: nesse modo de visualização o sistema exibe agendamentos de um único dia, em colunas por profissional.
5.2. No campo "Duração padrão", deve ser informada a duração padrão dos atendimentos do Profissional.
A duração padrão é o tempo, em minutos, que costumam durar os atendimentos realizados pelo profissional.
Ao iniciar um novo agendamento e selecionar um profissional, o sistema irá sugerir o horário final conforme a configuração realizada.
Preenchendo 60 minutos, por exemplo, toda a vez que for realizado um agendamento, o sistema irá calcular, a partir do horário inicial, 60 minutos a mais para sugerir um horário final de agendamento.
A duração padrão será uma sugestão do sistema para agilizar o agendamento, mas o horário poderá ser alterado.
5.3. No campo "Intervalo de exibição", você irá determinar o intervalo entre os horários exibidos na lateral esquerda da grade de horários da agenda.
Nesse campo você determina qual será o intervalo, em minutos, dos horários que serão exibidos na lateral agenda no acesso de cada usuário.
Os horários são exibidos na agenda nos modos de visualização "Semana", "Dia" e "Profissionais".
Quanto menor o intervalo estabelecido, maior ficará a agenda verticalmente.
Veja alguns exemplos da mesma agenda com diferentes intervalos de exibição, 60 minutos, 30 minutos e 15 minutos, respectivamente:
5.4. Em "Cor dos agendamentos" será possível definir uma cor personalizada para os agendamentos do profissional.
Ao definir uma cor personalizada, essa será válida somente para os agendamentos do profissional que estiverem com o status "Agendado".
Ao ser registrado um atendimento ou alterado o status, a cor do agendamento ficará conforme o respectivo status selecionado.
5.5. No campo "Frequência", será possível determinar a frequência padrão para os agendamentos com repetição do profissional.
As opções de frequências disponíveis são diariamente, semanalmente, a cada 2 semanas, a cada 3 semanas, a cada 4 semanas ou mensalmente.
A frequência padrão definida será sugerida ao serem realizados agendamentos com repetição, mas essa poderá ser alterada.
5.6. Em "Repetições" será possível definir uma quantidade padrão para os agendamentos com repetição do profissional.
A quantidade de repetições padrão será sugerida ao serem realizados agendamentos com repetição, mas poderá ser alterada.
5.7. Ao selecionar o campo "Mostrar aniversariantes", os aniversariantes serão exibidos na agenda.
Os aniversariantes são exibidos na parte superior da agenda, na cor roxa, nos modos de visualização "Semana", "Mês" e "Dia".
A partir dos alertas de aniversariantes é possível enviar uma mensagem de aniversário através do WhatsApp Web.
5.8. Selecionando a opção "Habilitar arrasta e solta na agenda", o usuário poderá realizar alterações movendo o agendamento com o mouse e o soltando conforme a data e horário desejados.
O recurso também permite estender ou diminuir o horário de um atendimento.
Com essa opção inativa, ao passar o mouse sobre o agendamento, será exibido um balão com o nome do paciente e do profissional. Ao ativar essa opção, o balão não será exibido.
5.9. A opção "Delimitar horário de agendamentos" serve para alertar o usuário quando esse não estiver realizando um agendamento com horários conforme a duração padrão estabelecida.
Com a opção ativa, o sistema irá exibir um alerta para que os atendimentos do profissional selecionado sejam realizados a partir do horário inicial de atendimento e de acordo com o tempo de "Duração padrão" estabelecido.
Ao ativar a opção, o sistema não irá impedir agendamentos fora desse padrão, mas exibirá um alerta para que o usuário escolha se deseja "Aplicar hora recomendada" ou "Continuar" com o agendamento com os horários fora do parão estabelecido.
Isso permite que os agendamentos sejam cadastrados de forma padronizada, respeitando o tempo de atendimento estabelecido.
5.10. No campo "Mostrar nome do profissional" será possível definir se o nome do profissional selecionado será exibido nos agendamentos.
Ao marcar essa opção, o nome do profissional será exibido junto ao nome do paciente na agenda.
Ao desmarcar, o agendamento irá exibir somente o nome do paciente.
Dependendo da visualização e do volume de agendamentos, a opção desabilitada pode facilitar a visualização do nome do paciente.
Essa configuração se refere a visualização do agendamento "fechado" no menu Agenda. Ao clicar sobre o agendamento, sempre será exibido o nome do profissional, independente da configuração realizada.
6. Em seguida, você poderá definir os "Dias e horários para exibir na agenda":
6.1. Na coluna "Dia" será possível selecionar os dias da semana em que o profissional realiza atendimentos.
6.2. Na coluna "Horário de expediente", será possível definir o horário inicial e o horário final dos atendimentos de cada dia da semana.
6.3. Na coluna "Horário de intervalo", poderá ser informado o horário inicial e o horário final de intervalo do profissional.
Será possível realizar agendamentos para o profissional nos dias da semana selecionados e conforme o horário de expediente configurado.
Não será possível realizar agendamentos para o profissional no horário de intervalo configurado.
Só será possível realizar agendamentos fora destas configurações utilizando o recurso de encaixe de horário.
Quando realizadas as configurações para usuários que não contam com a função "Profissional", essas irão influenciar somente no modo de visualização da agenda.
7. Também será possível definir algumas "Configurações adicionais":
7.1. No item "Relatórios diários" é possível ativar o envio de um relatório via e-mail para o profissional, com informações da agenda do dia atual e um comparativo entre o dia anterior e o mesmo dia na semana anterior.
7.2. A opção "Limite de atendimentos por horário" permite que seja estabelecido um limite de agendamentos/atendimentos por horário para o profissional.
Ao selecionar essa opção, será exibido outro campo para o preenchimento da quantidade máxima de atendimentos permitida por horário.
Após atingir o limite estabelecido e tentar realizar um agendamento naquele horário, o sistema emitirá o seguinte aviso: “Limite atingido! Não é possível realizar este agendamento pois o profissional Taiz ZenFisio possui um limite de 10 atendimentos por horário.”
7.3. O campo "Ajustar o horário posterior ao intervalo", é uma configuração para o recurso "Buscar horários vagos", disponível no menu Agenda.
Ao ativar essa opção, na busca por horários vagos, apenas o horário disponível após o intervalo será ajustado conforme o horário restante da duração padrão, sem alterar os outros horários livres/vagos.
Ao manter essa opção inativa, na busca por horários vagos do profissional, todos os horários seguintes serão ajustados conforme o horário final do intervalo e a duração padrão dos atendimentos do profissional.
7.4. No campo "Lembrete E-mail" será possível habilitar o envio de lembretes de atendimento via e-mail, determinando a antecedência do envio.
O envio de lembretes de atendimento via e-mail é gratuito e ilimitado.
O lembrete será enviado para o e-mail adicionado ao cadastro do paciente.
As opções disponíveis para seleção são “Sem lembrete”, “Uma hora antes”, “Duas horas antes”, “Quatro horas antes”, “Seis horas antes”, “Doze horas antes”, “Um dia antes” ou “Uma semana antes”.
Ao ativar essa opção, o lembrete será programado conforme a antecedência determinada, sempre que o profissional for selecionado no agendamento e o paciente informado tiver um e-mail em seu cadastro.
7.5. No campo "Lembrete SMS" será possível habilitar o envio de lembretes de atendimento via SMS, determinando a antecedência do envio.
O envio de lembretes de atendimento via SMS é um recurso adicional que pode ser inserido na assinatura.
O lembrete será enviado para o celular adicionado ao cadastro do paciente.
As opções disponíveis para seleção são “Sem lembrete”, “Uma hora antes”, “Duas horas antes”, “Quatro horas antes”, “Seis horas antes”, “Doze horas antes”, “Um dia antes” ou “Uma semana antes”.
Ao ativar essa opção, o lembrete será programado conforme a antecedência determinada, sempre que o profissional for selecionado no agendamento e o paciente informado tiver um celular informado em seu cadastro.
É possível alterar a antecedência ou desativar o envio no momento do agendamento.
7.6. No campo "Lembrete WhatsApp" será possível habilitar o envio de lembretes de atendimento via WhatsApp, determinando a antecedência do envio:
O envio de lembretes de atendimento via WhatsApp é um recurso adicional que pode ser inserido na assinatura.
O lembrete será enviado para o celular adicionado no cadastro do paciente.
As opções disponíveis para seleção são “Sem lembrete”, “Uma hora antes”, “Duas horas antes”, “Quatro horas antes”, “Seis horas antes”, “Doze horas antes”, “Um dia antes” ou “Uma semana antes”.
Ao ativar essa opção, o lembrete será programado conforme a antecedência determinada, sempre que o profissional for selecionado no agendamento e o paciente informado tiver um celular em seu cadastro.
É possível alterar a antecedência ou desativar o envio no momento do agendamento.
Os lembretes automáticos via WhatsApp são enviados através de números da ZenFisio.
O ZenFisio também oferece o envio gratuito e manual através do WhatsApp Web, a partir dos agendamentos realizados, utilizando o contato da clínica. Saiba mais sobre essa opção de envio.
7.7. No campo "Notificação de lembrete no FiqueZen" será possível ativar o envio de notificações de lembretes para pacientes através do app FiqueZen.
O envio de notificações de lembrete é gratuito e ilimitado.
O envio da notificação será realizado para os pacientes que estiverem ativos no app FiqueZen.
As opções disponíveis para seleção são “Sem lembrete”, “Uma hora antes”, “Duas horas antes”, “Quatro horas antes”, “Seis horas antes”, “Doze horas antes”, “Um dia antes” ou “Uma semana antes”.
Ao ativar essa opção, o lembrete será programado conforme a antecedência determinada, sempre que o profissional for selecionado no agendamento e o paciente estiver utilizando o aplicativo.
7.8. A opção "Definir horário do lembrete" serve para definir o horário do envio do lembrete.
Essa configuração será disponibilizada quando alguma das opções de lembrete tenha sido configurada para "Um dia antes" ou "Uma semana antes".
Selecionando a opção "Padrão do agendamento", o envio do lembrete será realizado com a antecedência selecionada, conforme o horário do agendamento.
Selecionando a opção "Personalizado", será possível definir um horário específico para o envio do lembrete.
8. Por fim, estão disponíveis algumas "Configurações de vinculação da agenda com o serviço de calendários do Google":
8.1. Na opção "Vincular uma conta Google" será possível realizar o vínculo da agenda do profissional com uma conta do Google.
Ao vincular uma conta do Google, os agendamentos dessa conta serão exibidos no ZenFisio, assim como, os agendamentos do ZenFisio serão exibidos na agenda do Google vinculada.
Abaixo do botão de vínculo, serão exibidas as contas já vinculadas.
Após feito o vínculo e salvas as configurações, a integração deve levar de 2h a 3h para ser concluída. Não realize novos vínculos antes da conclusão.
8.2. O campo "Enviar convite para eventos" pode ser ativado para que os pacientes também visualizem o agendamento em suas contas do Google.
Ao ativar essa opção, quando for realizado um agendamento para um paciente que possui um e-mail vinculado a uma conta do Google em seu cadastro, esse será adicionado como convidado do evento e também irá visualizar o agendamento em sua agenda do Google.
9. Para finalizar e atualizar o sistema com as configurações da agenda realizadas, clique em "Salvar".
Lembando que as configurações são feitas por usuário, ou seja, as definições serão aplicadas para o profissional selecionado no filtro disponível no início das configurações.
Pronto, agora você sabe como realizar as configurações da agenda para os usuários que possuem acesso a essa opção!
Se tiver dúvidas, entre em contato com a nossa equipe através dos nossos canais de atendimento. 😊
Aproveite para conferir outros artigos relacionados:
TAGS: opções da agenda, configurações da agenda, horários da agenda, dias da agenda