No ZenFisio você pode configurar a forma de visualização da agenda, dias e horários de atendimento dos profissionais, limites de atendimento, exibição de aniversariantes, vínculo com a agenda do Google e muito mais.
Os usuários com função "Administrador" podem configurar a agenda de todos os usuários, já os usuários com função "Profissional" e "Secretária" podem configurar as suas próprias agendas.
Essas configurações são muito importantes, principalmente para usuários com função "Profissional", pois são essas configurações que irão determinar os dias e horários em que os profissionais poderão receber agendamentos/atendimentos.
1. Clique em "Configurações" no menu lateral.
2. No item Agenda, clique em "Opções da agenda".
Importante: Selecione o usuário para o qual deseja fazer as configurações.
Os usuários com a função "Secretária" e "Profissional" podem configurar a sua própria agenda em seu login.
Os usuários com a função "Administrador" poderão configurar a agenda de todos os usuários do sistema, utilizando este filtro:
3. Configurações de visualização de agenda.
3.1. "Visualização padrão":
Formato de visualização padrão da agenda, ou seja, quando o usuário acessar o ZenFisio, a visualização da agenda será conforme a opção escolhida.
• Você pode escolher entre: mês, dia, semana, lista do dia e lista da semana.
Obs: Quando estiver usando a agenda, pode mudar a visualização de forma fácil, basta clicar nas opções do menu superior.
3.2. "Duração padrão":
Duração padrão dos agendamentos/atendimentos do Profissional.
• É um recurso importante para os profissionais, visando facilitar os agendamentos. Por exemplo: preenchendo "60 minutos", toda a vez que for realizado um agendamento, o sistema já calcula a partir do horário inicial, 60 minutos a mais para sugerir um horário final de agendamento, organizando mais facilmente a agenda do profissional.
• Esta "duração padrão" é apenas a sugestão, pode ser alterada no agendamento ou atendimento quando for necessário.
3.3. "Intervalo de exibição":
Defina o intervalo entre os horários exibidos na lateral esquerda da agenda.
• Nesse campo você determina qual será o intervalo, em minutos, dos horários que serão exibidos na agenda em seu Sistema ZenFisio.
• O intervalo facilita a visualização dos horários de atendimento e pode ser definido de forma personalizada.
3.4. "Cor dos agendamentos":
Você pode definir uma cor para personalizar o status padrão "Agendado". Desta maneira, é possível selecionar uma cor diferente para cada profissional.
3.5. "Frequência":
Com esta opção é possível definir uma frequência padrão para os agendamentos com repetição do profissional: Diariamente, Semanalmente, A cada 2 semanas ou Mensalmente.
3.6. "Repetições":
Número padrão para agendamentos do profissional que possuam repetição.
Exemplo: o paciente possui um horário fixo na terça e quinta-feira. Quando o profissional for selecionado, aparecerá o número de repetições padrão. Mas você pode editar, caso queira.
3.7. "Mostrar aniversariantes":
Marcando a opção "Mostrar aniversariantes", os aniversariantes serão exibidos na parte superior da agenda.
Obs: Desmarcando a opção "Mostrar aniversariantes" você não verá os aniversariantes em sua agenda.
3.8. "Habilitar arrasta e solta na agenda":
Com essa opção marcada, é possível que o profissional altere dia dos agendamentos, apenas arrastando e soltando no lugar que deseja. O recurso também permite estender ou diminuir o horário de um atendimento.
3.9. "Nome do profissional nos agendamentos":
Ao marcar essa opção, o nome do profissional não será exibido junto ao nome do paciente na agenda. Ou seja, apenas o nome do paciente poderá ser visualizado. Isso permite que os agendamentos do profissional possam ser identificados a partir da cor do status, facilitando a gestão dos atendimentos em clínicas com grande volume de pacientes agendados.
4. Dias e horários para exibir na agenda.
4.1. "Dias para exibir na agenda":
Selecione os dias da semana, informando em quais dias o profissional está disponível para atender na clínica.
Estes dias da semana, quando configurados por profissionais da clínica, aparecerão no momento de um agendamento. Se for selecionado no agendamento algum dia que não está configurado, o sistema irá emitir um alerta.
Estes dias da semana, quando configurados por secretárias e demais usuários, influenciará apenas na visualização da agenda, ou seja, a secretária pode configurar de segunda a sábado se desejar e isso não influenciará em outros detalhes.
4.2. "Horário de expediente":
Preencha o horário de início e fim de expediente, considerando o dia todo: das X horas – às X horas.
Estes horários, quando configurados por profissionais, aparecerão no momento de um agendamento, como uma informação para a secretária.
Não será possível agendar atendimentos em horários que não foram configurados como expediente para o profissional.
Estes horários, quando configurados por secretárias e demais usuários, influenciará apenas na visualização da agenda, ou seja, a secretária pode configurar das 06h até às 23h se desejar e isso não influenciará em outros detalhes.
4.3. "Horário de almoço/intervalo":
Preencha o horário de início e fim de ALMOÇO/INTERVALO do profissional selecionado, considerando o intervalo: das X horas – às X horas.
Não será possível agendar em horários configurados como intervalo.
5. Configurações adicionais:
5.1. "Lembrete E-mail":
• Defina se você deseja que sejam enviados lembretes dos atendimentos para o e-mail de seus pacientes;
• O lembrete será enviado para o e-mail adicionado ao cadastro do paciente;
• Você pode optar entre as opções: “Sem lembrete”, “Uma hora antes”, “Duas horas antes”, “Um dia antes”, "Três dias antes" ou “Uma semana antes”.
5.2. "Lembrete SMS":
• Defina se você deseja que sejam enviados lembretes dos atendimentos via SMS para o celular de seus pacientes;
• O lembrete será enviado para o número de contato adicionado ao cadastro do paciente;
• Você pode optar entre as opções: “Sem lembrete”, “Uma hora antes”, “Duas horas antes”, “Um dia antes” ou “Uma semana antes”.
5.3. "Lembrete WhatsApp":
• Defina se você deseja que sejam enviados lembretes dos atendimentos via WhatsApp para o celular de seus pacientes;
• O lembrete será enviado para o número de contato adicionado ao cadastro do paciente, desde que esse número esteja vinculado a uma conta de WhatsApp;
• Você pode optar entre as opções: “Sem lembrete”, “Uma hora antes”, “Duas horas antes”, “Um dia antes” ou “Uma semana antes”.
Obs: O recurso "Lembretes de WhatsApp" só aparecerá para ser configurado, caso o pacote seja adicionado ao plano.
5.4. "Relatórios diários":
Marcando esta opção, você informa que o profissional deseja receber diariamente um relatório contendo a agenda do dia atual e conferir como foi o último dia de trabalho em relação ao mesmo dia da semana passada. Os relatórios são enviados via e-mail.
5.5. "Limite de atendimentos por horário":
Marcando esta opção, o sistema irá exibir outro campo para o preenchimento da quantidade máxima de atendimentos que deseja realizar por horário.
Podem ser cadastrados limites diferentes para cada profissional, ajustando as opções da agenda de cada um.
Após atingir o limite estabelecido e tentar realizar um agendamento naquele horário o sistema emitirá o seguinte aviso: “Limite atingido! Não é possível realizar este agendamento pois o profissional ZenFisio possui um limite de 5 atendimentos por horário.”
6. Configurações de vinculação da agenda com o serviço de calendários do Google
Você pode vincular agenda deste usuário do ZenFisio com o Google agenda e ativar o envio de convites de eventos na agenda Google de pacientes agendados.
Confira o passo a passo: Como fazer a integração com Google Agenda?
7. Para atualizar o sistema com as configurações da agenda, clique em "Salvar".
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