Com o ZenFisio, você pode cadastrar os membros da equipe como usuários do sistema, atribuindo funções e fazendo configurações adicionais. São esses recursos que determinam o que cada usuário pode ver e fazer dentro do sistema, auxiliando na organização e segurança das informações!
As funções dever ser selecionadas conforme as permissões desejadas. Elas podem ser combinadas para chegar a liberação necessária e as configurações adicionais também ajudam a definir os acessos do usuário.
Somente usuários com a função "Administrador(a)", terão acesso à atribuição de funções para usuários Usuários.
Conheça as funções e suas permissões, assim como as configurações adicionais!
1. Função "Administrador(a)":
Essa função não contabiliza no limite dos planos e geralmente é utilizada por usuários que são proprietários, gestores ou outros membros da equipe que precisem ter acesso aos cadastros e configurações do sistema. Ao realizar um cadastro no ZenFisio, o usuário automaticamente contará com essa função, já que é necessário que pelo menos um usuário seja "Administrador(a)" do sistema.
1.1. Com a função "Administrador(a)" o usuário tem permissão para cadastrar a equipe e fazer todas as configurações do sistema. Também tem acesso aos pacientes, podendo editar, arquivar, restaurar e excluir os cadastros. Tem acesso ao prontuário do paciente, aos registros de atendimentos de todos os profissionais e aos relatórios. Não tem acesso ao menu agenda. Tem acesso ao registro de atividades de todos os usuários.
Tem acesso a movimentos, fornecedores, emissão de guia TISS, resumo, relatórios financeiros e configurações financeiras quando a assinatura contar com o Gerenciador Financeiro. Tem acesso a configuração, emissão de NFS-e e relatório quando contar com esse adicional. E tem acesso a configuração, emissão de cobranças e relatório, quando contar com o adicional ZenPago.
No caso de assinatura com unidades, o usuário "Administrador(a)" da matriz, conta principal, tem algumas permissões adicionais para o vínculo de usuários e pacientes às unidades, que não estão disponíveis para o usuário "Administrador(a)" de filiais.
1.2. Com a função "Administrador(a)", haverá a seguinte configuração adicional:
"Pode editar ou arquivar pacientes?", para definir se o usuário terá permissão para editar ou arquivar o cadastro de pacientes.
2. Função "Profissional":
Essa é a função que contabiliza no limite dos planos e é utilizada por usuários que realizam atendimentos, para que esse possa ser selecionado em agendamentos e possa registrar atendimentos com seus dados vinculados. Há duas variações para a função "Profissional":
2.1. Completo: com essa opção o usuário "Profissional" tem acesso ao menu agenda, aos seus próprios agendamentos e pode realizar novos. Tem acesso ao menu pacientes e pode fazer novos cadastros. Tem permissão para registrar atendimentos, tem acesso ao menu atendimentos, pode emitir Excel dos registros e acessar o relatório. Pode fazer configurações da sua própria agenda, cadastrar, editar e excluir status de agendamento, salas de atendimento, feriados, convênios e seus próprios procedimentos. Pode acompanhar as indicações da clínica e o envio de histórico de pacientes. Pode cadastrar modelos personalizados de avaliação, evolução e documentos. Tem acesso aos seus próprios registros de atividades. Pode adicionar ou alterar nome, registro, e-mail, senha, área, especialidades, foto e assinatura digitalizada no seu cadastro como usuário.
2.2. Limitado: com essa opção o usuário "Profissional" tem acesso ao menu agenda e à visualização de seus próprios agendamentos, mas não pode realizar novos. Pode registrar atendimentos somente a partir de agendamentos, quando o status que o autoriza for selecionado. Tem acesso a prontuários de paciente que já foram agendados para ele, através do próprio agendamento. Tem acesso ao menu atendimentos e pode emitir Excel. Pode alterar apenas o nome e a senha no seu cadastro de usuário.
2.3. Com a função "Profissional", haverá as seguintes configurações adicionais:
"Tipo de profissional", para informar se esse será um "Profissional" Completo ou um "Profissional" Limitado.
2.3.1. Para "Profissional" completo ou limitado:
"Pode editar ou arquivar pacientes?", para definir se o usuário terá permissão para editar ou arquivar o cadastro de pacientes.
"Pode excluir atendimentos?", para definir se o usuário poderá excluir atendimentos registrados por ele mesmo.
2.3.2. Para "Profissional" limitado:
"Ocultar dados de contato dos pacientes", para definir se o "Profissional" limitado poderá visualizar os dados pessoais do prontuário do paciente.
"Status que permite registrar atendimento", para definir qual status deve estar selecionado para que o "Profissional" limitado possa iniciar o registro de um atendimento ou alterar o status de agendamento para um dos status que ele tem acesso.
Para que o "Profissional" limitado possa iniciar o registro do atendimento, quando o agendamento estiver com qualquer status, selecione a opção "Todos".
O status padrão do sistema "Agendado" não é indicado para ser utilizado com status que permite o registro, pois caso o profissional não faça o registro no mesmo dia, o status será alterado automaticamente para "Não atendido" e assim, ele não conseguirá mais realizar o registro.
É indicado que seja criado um status personalizado específico para a liberação do registro de atendimento para o profissional limitado. Saiba mais sobre os status.
"Permissão para finalizar atendimentos", para definir se o "Profissional" limitado poderá finalizar o registro do atendimento ou precisará da confirmação de outro usuário habilitado para finalizar o registro. Caso não possa finalizar atendimento, o registro ficará "Aguardando aprovação" de um usuário habilitado.
"Pode criar agendamentos?", para definir se o "Profissional" limitado poderá criar novos agendamentos para ele mesmo.
2.4. Para usuários com funções "Profissional" completo ou limitado também é necessário serem preenchidas a "Área do profissional" e as "Especialidades".
Em "Área do profissional", deve ser informada a área de formação do profissional. A área ficará salva nos registros de atendimentos e poderá ser exibida em lembretes de atendimento e documentos do sistema. É possível selecionar uma única área.
Em "Especialidades" selecione as especialidades em que o profissional atua. Essa informação será utilizada no agendamento online do ZenFisio Marketing.
É possível selecionar uma única opção em "Área do profissional" e várias opções em "Especialidades".
O preenchimento desses campos é obrigatório, caso não haja a opção desejada, basta entrar em contato com a equipe de suporte.
Por padrão do sistema, por questões de sigilo das informações do paciente, o usuário "Profissional" verá somente os seus próprios registros de atendimento. Mas, o sistema oferece algumas opções de compartilhamento, caso sejam realizados atendimentos de forma integrada entre os profissionais.
3. Função "Secretária(o)":
A função "Secretária(o)" não contabiliza no limite dos planos e é utilizada por usuários que realizam a recepção ou, até mesmo, pode ser combinada com outros usuários que queiram acompanhar de todos os profissionais.
3.1. A função "Secretária(o)" tem acesso à agenda, aos agendamentos de todos os profissionais e pode fazer novos agendamentos para todos. Tem acesso ao menu pacientes e pode fazer novos cadastros. Pode fazer configurações na visualização de sua agenda, cadastrar, editar e excluir status de agendamento, salas e feriados. Também pode acompanhar o relatório de mensagens SMS e WhatsApp quando a assinatura contar com esses recursos e pode conferir as indicações da clínica. Tem acesso aos seus próprios registros de atividades. Pode adicionar ou alterar nome, e-mail, senha, foto e assinatura digitalizada no seu cadastro como usuário.
3.2. Com a função "Secretária(o)", haverá as seguintes configurações adicionais:
"Pode editar ou arquivar pacientes?", para definir se o usuário terá permissão para editar ou arquivar o cadastro de pacientes.
"Pode transcrever atendimentos gravados em áudio?", para definir se o usuário "Secretária(o)" poderá transcrever áudios de atendimentos registrados por profissionais.
"Pode autorizar atendimentos de usuários limitados?", para escolher se deseja permitir que este usuário possa autorizar o atendimento de um profissional limitado. Com essa opção ativa, quando um "Profissional" limitado não tiver permissão para finalizar o atendimento, esse ficará "Aguardando aprovação" e esse usuário poderá "Autorizar o atendimento".
4. Função "Financeiro completo":
A função "Financeiro completo" não contabiliza no limite dos planos e está disponível somente em assinaturas que contam com o pacote adicional Gerenciador Financeiro. Geralmente é utilizada para usuários que são gestores financeiros ou outros membros da equipe que precisem ter acesso a movimentos financeiros, mas não às configurações do sistema e, também pode ser combinada com outras funções.
4.1. Esse usuário terá acesso aos movimentos, fornecedores, emissão de guia TISS, resumo e relatórios financeiros. Além disso, também tem acesso a configurações financeiras como o cadastro, edição e exclusão de contas, centros de custo, categorias financeiras e formas de pagamento. Tem acesso aos seus próprios registros de atividades. Pode adicionar ou alterar nome, e-mail, senha, foto e assinatura digitalizada no seu cadastro como usuário.
Tem acesso a emissão de NFS-e e relatório quando contar com esse adicional. E tem acesso a emissão de cobranças, quando contar com o adicional ZenPago.
5. Função "Financeiro individual":
A função "Financeiro individual" não contabiliza no limite dos planos e está disponível somente em assinaturas que contam com o pacote adicional Gerenciador Financeiro. Geralmente é utilizada para usuários que precisem acompanhar lançamentos de forma mais restrita e também, pode ser combinada com a função "Secretária", para que possam acompanhar os seus próprios lançamentos financeiros.
5.1. Esse usuário tem acesso aos movimentos financeiros realizados por ele mesmo, ou seja, somente os lançamentos que o próprio usuário realizou no sistema. Tem acesso aos seus próprios registros de atividades. Pode adicionar ou alterar nome, e-mail, senha, foto e assinatura digitalizada no seu cadastro como usuário.
Tem acesso a emissão de cobranças, quando contar com o adicional ZenPago.
5.2. Com a função "Financeiro individual", haverá as seguintes configurações adicionais:
"Pode visualizar comissões?", para definir se o usuário "Financeiro individual" poderá ver também os lançamentos das comissões que ele mesmo realiza ou verá somente os lançamentos de receitas de outras despesas realizados por ele mesmo.
5.2.1. Quando a assinatura contar com o adicional de NFS-e:
"Pode emitir notas fiscais (NFS-e)?", para definir se, quando a assinatura contar com o adicional de NFS-e, o usuário poderá fazer a emissão das notas fiscais.
5.2.2. Quando combinadas as funções "Secretária(o)" e "Financeiro individual":
"Pode acessar movimentos financeiros de outros usuários "Financeiro individual" e "Secretária(o)"?", para definir se esse usuário poderá visualizar os movimentos financeiros feitos por outros que também tenham as funções "Financeiro individual" e "Secretária(o)".
6. Função "Financeiro consulta":
A função "Financeiro consulta" não contabiliza no limite dos planos e está disponível somente em assinaturas que contam com o pacote adicional Gerenciador Financeiro. Geralmente é utilizada junto com a função "Profissional", para que o usuário possa acompanhar as suas comissões.
6.1. Esse usuário pode visualizar os movimentos financeiros de despesas de comissão que estão vinculadas a ele, mas não pode realizar edições ou exclusões. Tem acesso aos seus próprios registros de atividades. Pode adicionar ou alterar nome, e-mail, senha, foto e assinatura digitalizada no seu cadastro como usuário.
7. Função "Marketing":
A função "Marketing" não contabiliza no limite dos planos e está disponível somente em assinaturas que contam com o pacote adicional ZenFisio Marketing ou BuscaFisio PRO. Geralmente é utilizada para usuários gestores de marketing ou pode ser combinada com outras funções para usuários que precisam ter acesso aos recursos de marketing.
7.1. Esse usuário tem acesso a todos os recursos de marketing conforme o pacote adicional inserido na assinatura. Pode adicionar ou alterar nome, e-mail, senha, foto e assinatura digitalizada no seu cadastro como usuário.
7.1.1. Os usuários com função "Marketing", em assinaturas com ZenFisio Marketing, tem acesso a moderação de avaliações, configuração, publicação da página do BuscaFisio, a configurações e moderação de agendamentos online, envio e acompanhamento de relatórios de pesquisas de satisfação no modelo NPS, configuração e ativação do envio de mensagens de aniversário, configuração e envio de campanhas de e-mail e acesso ao banco de imagens prontas e editáveis.
7.1.2. Os usuários com função "Marketing", em assinaturas com BuscaFisio PRO, tem acesso a moderação de avaliações, configuração, publicação da página do BuscaFisio e a configurações e moderação de agendamentos online.
8. Função "Auditor/fiscal":
A função "Auditor/fiscal" não contabiliza no limite dos planos e pode ser disponibilizada para auditorias e fiscalizações de orgão regulamentadores.
8.1. Tem acesso a atendimentos de determinado convênio a partir da data configurada.
8.2. Com a função "Auditor/fiscal", haverá as seguintes configurações adicionais:
"Convênio", para definir aos atendimentos de qual convênio o usuário terá acesso.
"Atendimentos a partir de", para definir os atendimentos de qual período o usuário terá acesso.
A função "Auditor/fiscal" não pode ser combinada com outras funções, já que esta função libera acesso a uma página específica e limitada para conferência de atendimentos.
✳ Para assinaturas com Unidades: as funções atribuídas serão válidas para todas as unidades das quais o usuário faz parte. Haverá somente algumas diferenças nas permissões entre o usuário "Administrador(a)" da matriz e usuário "Administrador(a)" de filiais.
Pronto! Agora você já conhece as permissões de cada uma das funções e as opções de configurações adicionais disponíveis no cadastro de usuários.
Lembre-se que você pode fazer combinações de funções para chegar as liberações desejadas. É importante destacar que o que cada usuário poderá ver e fazer no sistema, depende dessas configurações.
Caso tenha dúvidas, você pode entrar em contato com a nossa equipe através dos nossos canais de atendimento. 😊
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