Com o ZenFisio, você pode enviar lembretes de atendimento para seus pacientes via WhatsApp, SMS e e-mail.
Além disso, também pode enviar lembretes de pagamento e mensagens de aniversário via WhatsApp. Se você ainda não configurou o envio de lembretes, clique aqui.
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Para saber como personalizar o texto de cada mensagem a ser enviada, confira o passo a passo:
1. Acesse o seu login do sistema ZenFisio.
2. Clique em "Configurações" no menu lateral.
3. Clique em "Comunicação & Lembretes".
4. Acesse a opção "Modelos de mensagem".
5. No topo da página, selecione qual tipo de mensagem você deseja personalizar: "WhatsApp", "SMS" ou "E-mail".
5.1. Selecionando a aba "WhatsApp" você poderá personalizar:
A. Lembretes de atendimento automáticos via WhatsApp
D. Mensagens de aniversário manuais via WhatsApp
5.2. Selecionando a aba "SMS" você poderá personalizar:
E. Lembretes de atendimento automático via SMS
5.3. Selecione a aba "E-mail" para personalizar:
F. Lembretes de atendimento automáticos via e-mail
A. Como escolher o modelo de lembrete de atendimento automático via WhatsApp
1. Selecione a aba "WhatsApp".
2. Clique no item "Lembrete de atendimento - envio automático".
3. Selecione um dos modelos:
3.1. Lembrete padrão: mensagem automática tradicional de confirmação de atendimento.
3.2. Lembrete com aviso sobre faltas: inclui um aviso informando sobre possível cobrança em casos de ausência sem aviso prévio.
No formato de envio automático de mensagens utilizamos a API Oficial do WhatsApp, que exige a utilização de mensagens previamente aprovadas. Por esse motivo, não é possível alterar o conteúdo das mensagens. Também não é possível remover a opção “Desativar lembretes”, pois é um dos requisitos obrigatórios conforme as diretrizes da Meta.
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B. Como personalizar o texto dos lembretes de atendimento manuais via WhatsApp
1. Clique sobre a opção "Lembretes de atendimento - envio manual".
2. Personalize o "Conteúdo da mensagem" como preferir. É possível inserir até 500 caracteres.
Se a opção de envio do link de confirmação de presença estiver ativada, ao final da mensagem será incluído automaticamente o seguinte texto: “Por favor, confirme sua presença acessando: (link)”
3. Selecione as "Etiquetas disponponíveis para a mensagem".
As etiquetas são atalhos para que o sistema preencha informações automaticamente no momento do envio, como nome do paciente, data e horário do atendimento.
Para adicionar uma etiqueta à mensagem, basta clicar no local da mensagem em que deseja inserir o atalho e, em seguida, sobre o atalho que deseja incluir.
3.1. Confira mais detalhes sobre as etiquetas:
#nome_da_clinica: nome da clínica inserido nas configurações gerais.
#primeiro_nome_do_paciente: primeiro nome do paciente agendado.
#nome_completo_do_paciente: nome completo do paciente agendado.
#profissional_do_atendimento: primeiro nome do profissional que irá atender o paciente, conforme o agendamento.
#area_do_profissional: abreviação da área do profissional.
#especialidade_do_profissional: especialidade do profissional que realizará o atendimento.
#data_do_atendimento: data em que o atendimento está agendado.
#hora_do_atendimento: horário do atendimento.
#dia_da_semana: dia da semana em que o atendimento acontecerá (segunda-feira, terça-feira etc.).
#convenio_do_paciente: informa o convênio utilizado pelo paciente no atendimento.
#repeticao_do_atendimento: se o atendimento faz parte de uma recorrência de agendamentos.
#pacote_de_atendimento: pacote de atendimento vinculado ao agendamento.
#procedimento_do_atendimento: procedimento que será realizado no atendimento.
#sala_de_atendimento: sala em que o atendimento será realizado.
ℹ️ Não edite o texto das etiquetas: as etiquetas verdes funcionam como atalhos para que o sistema preencha automaticamente as informações. Caso algum caractere seja apagado, por exemplo “#nome_da_clin”, o sistema não permitirá salvar a edição e exibirá uma mensagem vermelha no topo da tela. Se precisar corrigir uma etiqueta, apague-a completamente e clique novamente para inserir o atalho correto.
4. Clque em "Salvar" para finalizar.
4.1. O sistema exibirá uma mensagem perguntando: “Deseja que o novo modelo de mensagem seja válido para as mensagens não enviadas?” Essa confirmação define como a alteração será aplicada:
"Sim": o novo modelo será aplicado também às mensagens que já estavam programadas, mas ainda não foram enviadas.
"Não": o novo modelo será utilizado apenas para novos envios criados a partir desse momento. As mensagens já programadas permanecerão com o modelo anterior.
"Cancelar": a ação será interrompida e nenhuma alteração será aplicada.
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C. Como personalizar o texto dos lembretes de pagamento manuais via WhatsApp
1. Clique sobre a opção "Lembrete de pagamento - envio manual".
2. Personalize o conteúdo da mensagem como preferir. É possível inserir até 500 caracteres.
3. Selecione as "Etiquetas disponponíveis para a mensagem".
As etiquetas são atalhos para que o sistema preencha informações automaticamente no momento do envio, como nome do paciente, data e horário do atendimento.
Para adicionar uma etiqueta à mensagem, basta clicar no local da mensagem em que deseja inserir o atalho e, em seguida, sobre o atalho que deseja incluir.
4. Confira mais detalhes sobre as etiquetas:
#nome_da_clinica: nome da clínica inserido nas configurações gerais.
#primeiro_nome_do_paciente: primeiro nome do paciente agendado.
#nome_completo_do_paciente: nome completo do paciente agendado.
#valor_do_movimento: valor do lançamento financeiro vinculado ao paciente.
#data_do_vencimento: data de vencimento do lançamento financeiro.
ℹ️ Não edite o texto das etiquetas: as etiquetas verdes funcionam como atalhos para que o sistema preencha automaticamente as informações. Caso algum caractere seja apagado, por exemplo “#nome_da_clin”, o sistema não permitirá salvar a edição e exibirá uma mensagem vermelha no topo da tela. Se precisar corrigir uma etiqueta, apague-a completamente e clique novamente para inserir o atalho correto.
5. Após finalizar, clique em "Salvar".
5.1. O sistema exibirá a mensagem: “Deseja que o novo modelo de mensagem seja válido para as mensagens não enviadas?”. Clique em “Sim” para aplicar o novo modelo a todas as mensagens, inclusive às que já estavam programadas, mas ainda não foram enviadas.
D. Como personalizar o texto das mensagens de aniversário manuais via WhatsApp
1. Clique sobre a opção "Mensagem de aniversário - envio manual".
2. Para escrever a mensagem, clique no campo de texto logo abaixo de "Conteúdo da mensagem".
3. Selecione as "Etiquetas disponponíveis para a mensagem".
As etiquetas são atalhos para que o sistema preencha informações automaticamente no momento do envio, como nome do paciente, data e horário do atendimento.
Para adicionar uma etiqueta à mensagem, basta clicar no local da mensagem em que deseja inserir o atalho e, em seguida, sobre o atalho que deseja incluir.
4. Confira mais detalhes sobre as etiquetas:
#nome_da_clinica: nome da clínica inserido nas configurações gerais.
#primeiro_nome_do_paciente: primeiro nome do paciente agendado.
#nome_completo_do_paciente: nome completo do paciente agendado.
#idade_do_paciene: idade conforme registro da data de nascimento inserida no prontuário.
ℹ️ Não edite o texto das etiquetas: as etiquetas verdes funcionam como atalhos para que o sistema preencha automaticamente as informações. Caso algum caractere seja apagado, por exemplo “#nome_da_clin”, o sistema não permitirá salvar a edição e exibirá uma mensagem vermelha no topo da tela. Se precisar corrigir uma etiqueta, apague-a completamente e clique novamente para inserir o atalho correto.
5. Em seguida, clique em "Salvar" para finalizar.
5.1. O sistema exibirá a mensagem: “Deseja que o novo modelo de mensagem seja válido para as mensagens não enviadas?”. Clique em “Sim” para aplicar o novo modelo a todas as mensagens, inclusive às que já estavam programadas, mas ainda não foram enviadas.
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E. Lembretes de atendimento automáticos via SMS
1. Selecione a aba "SMS", no topo da página.
2. Digite a mensagem no campo "Conteúdo da mensagem SMS". Estas mensagens possuem um limite de 150 caracteres.
Se a opção de envio do link de confirmação de presença estiver ativada, ao final da mensagem será incluído automaticamente o seguinte texto: “Por favor, confirme sua presença acessando: (link)”.
💡 Uma boa prática em mensagens via SMS é não utilizar acentos nas palavras, dessa maneira, você evita que celulares substituam uma letra com acento por outros caracteres e mantém a sua mensagem correta.
ℹ️ Caso o paciente responda à mensagem em formato de texto e o recebimento estiver ativo, será possível conferir as mensagens recebidas acessando: "Configurações" no menu lateral -> "Mensagens - WhatsApp, SMS e e-mail" -> "Mensagens recebidas" -> "SMS".
Saiba como ativar o recebimento de respostas no item "C" deste artigo.
3. Selecione as "Etiquetas disponponíveis para a mensagem".
As etiquetas são atalhos para que o sistema preencha informações automaticamente no momento do envio, como nome do paciente, data e horário do atendimento.
Para adicionar uma etiqueta à mensagem, basta clicar no local da mensagem em que deseja inserir o atalho e, em seguida, sobre o atalho que deseja incluir.
4. Confira mais detalhes sobre as etiquetas:
#nome_da_clinica: nome da clínica inserido nas configurações gerais.
#primeiro_nome_do_paciente: primeiro nome do paciente agendado.
#nome_completo_do_paciente: nome completo do paciente agendado.
#profissional_do_atendimento: primeiro nome do profissional que irá atender o paciente, conforme o agendamento.
#area_do_profissional: abreviação da área do profissional.
#especialidade_do_profissional:
#data_do_atendimento: data do agendamento.
#hora_do_atendimento: horário do agendamento.
#dia_da_semana: dia da semana correspondente à data do atendimento.
#convenio_do_paciente: convênio cadastrado no agendamento.
#repeticao_do_atendimento: Indica se o atendimento faz parte de uma recorrência.
#pacote_de_atendimento: nome do pacote vinculado ao atendimento.
#procedimento_do_atendimento: procedimento agendado.
#sala_de_atendimento: sala onde o atendimento será realizado.
ℹ️ Não edite o texto das etiquetas: as etiquetas verdes funcionam como atalhos para que o sistema preencha automaticamente as informações. Caso algum caractere seja apagado, por exemplo “#nome_da_clin”, o sistema não permitirá salvar a edição e exibirá uma mensagem vermelha no topo da tela. Se precisar corrigir uma etiqueta, apague-a completamente e clique novamente para inserir o atalho correto.
5. Em seguida, clique em "Salvar" para finalizar.
6. O sistema exibirá a mensagem: “Deseja que o novo modelo de mensagem seja válido para as mensagens não enviadas?”. Clique em “Sim” para aplicar o novo modelo a todas as mensagens, inclusive às que já estavam programadas, mas ainda não foram enviadas.
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F. Como personalizar o texto dos lembretes de atendimento automáticos via e-mail
1. Selecione a aba "E-mail", no topo da página.
2. Digite a mensagem no campo "Conteúdo do e-mail":
Os lembretes via e-mail não possuem limite de caracteres.
O assunto do e-mail será enviado com o texto "Lembrete de atendimento - Nome da sua clínica".
Ao final do e-mail é enviado uma assinatura, com o nome da clínica, telefone, endereço e site, conforme as configurações definidas.
Se a opção de envio do link de confirmação de presença estiver ativada, ao final da mensagem será incluído automaticamente o seguinte texto: “Por favor, confirme sua presença acessando: (link)”.
3. Selecione as "Etiquetas disponponíveis para a mensagem".
As etiquetas são atalhos para que o sistema preencha informações automaticamente no momento do envio, como nome do paciente, data e horário do atendimento.
Para adicionar uma etiqueta à mensagem, basta clicar no local da mensagem em que deseja inserir o atalho e, em seguida, sobre o atalho que deseja incluir.
4. Confira detalhes sobre as etiquetas para lembretes via e-mail:
#nome_da_clinica: nome da clínica inserido nas configurações gerais.
#primeiro_nome_do_paciente: primeiro nome do paciente agendado.
#nome_completo_do_paciente: nome completo do paciente agendado
#profissional_do_atendimento: primeiro nome do profissional agendado.
#area_do_profissional: abreviação da área do profissional agendado.
#hora_do_atendimento: horário do agendamento.
#data_do_atendimento: data do agendamento.
#dia_da_semana: dia da semana correspondente à data do atendimento, como segunda-feira, terça-feira, etc.
#convenio_do_paciente: convênio cadastrado no agendamento
#repeticao_do_atendimento: Indica se o atendimento faz parte de uma recorrência#pacote_de_atendimento: nome do pacote vinculado ao atendimento.
#procedimento_do_atendimento: procedimento agendado.
#sala_de_atendimento: sala onde o atendimento será realizado.
Importante: Não edite o texto das etiquetas!
As etiquetas verdes funcionam como atalhos para que o sistema preencha automaticamente as informações. Caso algum caractere seja apagado, por exemplo “#nome_da_clin”, o sistema não permitirá salvar a edição e exibirá uma mensagem vermelha no topo da tela. Se precisar corrigir uma etiqueta, apague-a completamente e clique novamente para inserir o atalho correto.
5. Após finalizar, clique em "Salvar".
6. O sistema exibirá a mensagem: “Deseja que o novo modelo de mensagem seja válido para as mensagens não enviadas?”. Clique em “Sim” para aplicar o novo modelo a todas as mensagens, inclusive às que já estavam programadas, mas ainda não foram enviadas.
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Após finalizar cada aba, não esqueça de clicar em "Salvar".
Agora você já sabe como personalizar os textos dos lembretes via WhatsApp, SMS e e-mail e como utilizar atalhos para o preenchimento automático de informações no momento do envio.
Se tiver alguma dúvida, entre em contato com a nossa equipe de atendimento! 😀
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