O envio automático de lembretes de atendimento via WhatsApp torna a gestão da agenda mais prática, ajuda a evitar esquecimentos e a reduzir as faltas dos pacientes. Tudo isso, sem demandar tempo extra da equipe.
Nestes lembretes, os pacientes também podem confirmar ou cancelar o horário agendado. A resposta dos pacientes é vinculada automaticamente ao agendamento no sistema, mantendo a agenda dos profissionais sempre organizada. 😉
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Confira abaixo o passo a passo completo para utilizar o recurso na sua rotina:
A. Como funciona o envio automático dos lembretes via WhatsApp?
B. Como automatizar o envio dos lembretes de atendimento?
C. Como definir a antecedência do envio no agendamento?
D. Como configurar o envio da confirmação de presença?
A. Como funciona o envio automático dos lembretes via WhatsApp?
Os lembretes automáticos são enviados via API Oficial do WhatsApp Business (via plataforma da Meta), garantindo segurança, estabilidade e confiabilidade na entrega. O envio é realizado através de um número homologado da ZenFisio, exclusivo para esta finalidade.
A mensagem conta com botões interativos para o paciente "Confirmar presença" e "Cancelar agendamento". Caso o paciente responda à mensagem com um texto, será apresentado automaticamente o botão "Falar com a clínica", direcionando o paciente para o WhatsApp de atendimento.
A antecedência do envio pode ser predefinida nas configurações da agenda do profissional ou definida no momento em que cada novo agendamento é criado. Confira abaixo como configurar cada uma dessas opções.
B. Como automatizar o envio de lembretes de atendimento?
Para iniciar as configurações dos lembretes de atendimento basta seguir este passo a passo:
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1. Acesse o seu login do sistema ZenFisio.
2. Acesse "Configurações" no menu principal.
3. Em "Agenda", clique em "Opções da agenda".
4. Selecione o profissional que deseja realizar as configurações.
5. Clique em “Lembretes WhatsApp”, no final da página e selecione a antecedência desejada para o envio das mensagens:
“Sem lembrete”
“Uma hora antes”
“Duas horas antes”
"Quatro horas antes"
"Seis horas antes"
“Um dia antes”
"Doze horas antes"
“Uma semana antes”
Marque a opção “Sem lembrete” caso não deseje definir essa informação neste momento. Também é possível escolher a antecedência do envio diretamente na criação de cada agendamento.
6. Em "Definir horário do lembrete", você pode escolher entre 2 opções:
Padrão do agendamento: o lembrete será enviado com base no horário do atendimento e na antecedência selecionada anteriormente.
Exemplo: se o agendamento for às 14h e o lembrete estiver configurado para “Uma hora antes”, a mensagem será enviada às 13h.Personalizado: permite definir um horário fixo para o envio dos lembretes, independentemente do horário do atendimento.
Exemplo: todos os lembretes podem ser enviados diariamente às 8h da manhã, mesmo que os atendimentos ocorram em horários diferentes.
C. Como definir a antecedência do envio no agendamento do paciente?
Ao cadastrar ou editar um agendamento, você também pode alterar com quantas horas ou dias de antecedência o paciente receberá a mensagem.
1. Clique em "Agenda" no menu lateral.
2. Crie um novo agendamento. Para fazer isto, clique em “+ Novo agendamento”, botão azul localizado no topo da tela, ou clique sobre o horário na grade da agenda.
3. Selecione o nome do paciente.
4. Digite o número do celular do paciente, com o DDD. Se o paciente já tiver um celular informado em seu cadastro ele será exibido no agendamento automaticamente.
5. Localize o campo “Lembrete WhatsApp” e escolha quando a mensagem deve ser enviada ao paciente:
"Sem lembrete"
“Uma hora antes”
“Duas horas antes”
"Quatro horas antes"
"Seis horas antes"
“Um dia antes”
"Doze horas antes"
“Uma semana antes”
6. Preencha outras informações do agendamento e clique em "Salvar".
D. Como configurar o envio da confirmação de presença?
1. Retorne ao menu "Configurações".
2. Clique em "Mensagens (WhatsApp - SMS - E-mail)".
3. Clique em "Configurações gerais".
Passe o mouse sobre os campos para visualizar as informações e acompanhar o preenchimento com facilidade.
4. Confira se o "Nome da sua clínica" está correto e dentro dos 20 caracteres disponíveis. Essa informação será exibida no início e no final da mensagem.
5. No campo “Número de contato”, informe o número de WhatsApp para o qual o paciente deve ser direcionado ao clicar no botão de resposta rápida “Falar com a clínica”.
6. Em “Permitir confirmação pelo WhatsApp”, selecione “Sim” caso deseje enviar, junto à mensagem de lembrete, os botões para que o paciente possa confirmar a presença ou cancelar o agendamento diretamente pelo WhatsApp.
Exemplo de mensagem de lembrete de atendimento com confirmação de presença:
Exemplo de mensagem de lembrete de atendimento sem confirmação de presença:
7. Por último, clique em "Salvar".
Agora, ainda no mesmo menu, você pode escolher o modelo de mensagem que deseja utilizar. Acompanhe o passo a passo abaixo.
E: Como escolher o modelo de mensagem?
1. No menu “Configurações”, acesse “Mensagens (WhatsApp - SMS - E-mail)”.
2. Em seguida, clique em “Modelos de mensagens”.
3. Na aba “WhatsApp”, acesse o campo “Lembrete de atendimento – envio automático” e escolha a mensagem que deseja utilizar:
Lembrete padrão: Mensagem automática tradicional de confirmação de atendimento.
Lembrete com aviso sobre faltas: Inclui um aviso informando sobre possível cobrança em casos de ausência sem aviso prévio.
No formato de envio automático de mensagens utilizamos a API Oficial do WhatsApp, que exige a utilização de mensagens previamente aprovadas. Por esse motivo, não é possível alterar o conteúdo das mensagens, nem remover a opção “Desativar lembretes”. Estes são requisitos obrigatórios conforme as diretrizes da Meta para disparos automáticos.
E. Como funciona a confirmação de presença?
Acompanhe a seguir como funcionam os botões interativos enviados no lembrete automático e como você pode identificar rapidamente, na agenda, quando um atendimento foi confirmado ou cancelado.
Botão interativo “Confirmar presença”:
Após o paciente confirmar a presença, no topo do agendamento ficará visível o dia e horário em que a confirmação foi realizada.
Na agenda, a confirmação poderá ser identificada facilmente pelo ícone de confirmação exibido antes do nome do paciente:
Botão interativo “Cancelar agendamento”:
Quando o paciente cancelar o agendamento pela mensagem de lembrete, o status será alterado automaticamente para “Cancelado”.
No topo do agendamento, ficará visível o dia e horário em que o cancelamento foi realizado. Além disso, na agenda, o agendamento ficará identificado pela cor preta.
Se o cancelamento for realizado em cima da hora, o paciente receberá a seguinte mensagem:
Caso o paciente tente realizar o cancelamento após o horário inicial do atendimento, será encaminhada a seguinte mensagem:
Botão interativo “Desativar lembretes”:
Essa opção é uma exigência obrigatória do WhatsApp e ajuda a evitar situações como o envio de mensagens para números incorretos, em casos de troca de titularidade ou até para que o sistema pare de realizar os envios, respeitando a preferencia do paciente.
Botão interativo “Falar com a clínica”:
O botão é enviado automaticamente quando o paciente interage na mensagem. Ao clicar no botão, o paciente pode iniciar uma conversa com a clínica de forma prática e imediata.
⚠️ Observe com atenção, alguns pontos importantes para o envio automático de lembretes:
Os lembretes via WhatsApp serão enviados somente se o paciente tiver em seu cadastro um celular completo e correto, com DDD informado e que esteja sendo utilizado no WhatsApp.
Você pode desativar o envio na edição do agendamento, selecionando a opção "Sem lembrete", caso ele ainda não tenha sido enviado.
Lembre-se que deve haver tempo hábil entre o momento do agendamento, a data do atendimento e a antecedência do envio. Se não houver, o lembrete não será enviado. Ou seja, se você selecionou a opção "Um dia antes", deve haver mais de 24 horas entre o momento do agendamento e a data do mesmo.
Se tiver dúvidas, entre em contato com a nossa equipe através dos nossos canais de atendimento. 😊