No ZenFisio você pode configurar a forma de visualização da agenda, dias e horários de atendimento dos profissionais, limites de atendimento, exibição de aniversariantes, vínculo Google Agenda, Wellhub e muito mais.
Essas configurações são importantes, principalmente para usuários com função "Profissional".
As configurações são feitas por usuário, ou seja, as definições serão aplicadas para o profissional selecionado no filtro disponível no início das configurações.
Os usuários com função "Administrador(a)" podem configurar a agenda de cada usuário.
Os usuários com função "Profissional Completo" e "Secretária", podem realizar suas próprias configurações. Saiba mais sobre as permissões de cada função.
Confira o passo a passo:
1. Acesse o seu login do sistema ZenFisio.
2. Clique em “Configurações”, no menu localizado no lado esquerdo da tela.
3. Selecione “Agenda & Atendimento”.
4. Clique em “Agenda”.
5. Selecione o profissional desejado, no primeiro filtro exibido, localizado no topo da tela.
6. Vamos começar pelo primeiro campo "Exibição da agenda":
6.1. Em "Visualização padrão", você poderá definir o formato da agenda, que será exibido cada vez que o profissional abrir o sistema.
Essa visualização poderá ser alterada no canto superior esquerdo da agenda sempre que necessário. Basta clicar com o mouse sobre a opção desejada: Mês, Dia, Semana, Lista do dia, Lista da semana ou Profissionais.
Conheça os modos de visualização da agenda:
Semana: esse é o modo padrão do sistema para a visualização.
O sistema exibe agendamentos em colunas por dia da semana e na lateral esquerda exibe horários, conforme o intervalo de exibição configurado.
Mês: nessa opção, a grade de horários da agenda irá exibir todos os dias do mês, organizados em colunas por dia da semana.
Dia: essa opção é semelhante ao modo semana, porém, exibe os agendamentos de um único dia. Na lateral esquerda, os horários são exibidos de acordo com o intervalo de exibição configurado, como descrito no tópico 6.3.
Lista do dia: essa opção é semelhante ao modo Dia, mas, em vez de separar os agendamentos por horário, são exibidos em formato de lista, um abaixo do outro.
Lista da semana: semelhante à lista do dia, essa opção exibe a listagem dos agendamentos de cada dia da semana, um abaixo do outro.
Profissionais: nesse modo de visualização o sistema exibe agendamentos de um único dia, em colunas por profissional.
6.2. No campo "Duração padrão", deve ser informada a duração padrão dos atendimentos do Profissional.
A duração padrão será uma sugestão do sistema para agilizar o agendamento, mas o horário poderá ser alterado depois.
6.3. No campo "Intervalo de exibição", você irá determinar o tamanho da grade lateral esquerda, que mostra os horários da agenda.
Por padrão o sistema sugere o intervalo de 60 minutos. Quanto menor o intervalo estabelecido, maior ficará a agenda verticalmente.
6.4. Em "Cor dos agendamentos" será possível definir uma cor personalizada para os agendamentos do profissional.
Ao definir uma cor personalizada, essa será válida somente para os agendamentos do profissional que estiverem com o status "Agendado".
Ao ser registrado um atendimento ou alterado o status, a cor do agendamento ficará conforme o respectivo status selecionado.
6.5. Ao selecionar o campo "Mostrar aniversariantes", os aniversariantes serão exibidos na agenda, na cor roxa, nos modos de visualização "Semana", "Mês" e "Dia".
A partir dos alertas de aniversariantes é possível enviar uma mensagem de aniversário através do WhatsApp Web.
6.6. Selecionando a opção "Arrastar e soltar", o usuário poderá realizar alterações movendo o agendamento com o mouse e o soltando conforme a data e horário desejados.
O recurso também permite estender ou diminuir o horário de um atendimento.
Com essa opção inativa, ao passar o mouse sobre o agendamento, será exibido um balão com o nome do paciente e do profissional. Ao ativar essa opção, o balão não será exibido.
6.7. A opção "Delimitar horário de agendamentos" serve para alertar o usuário quando esse não estiver realizando um agendamento com horários conforme a duração padrão estabelecida.
Com a opção ativa, o sistema irá exibir um alerta para que os atendimentos do profissional selecionado sejam realizados a partir do horário inicial de atendimento e de acordo com o tempo de "Duração padrão" estabelecido.
Ao ativar a opção, o sistema não irá impedir agendamentos fora desse padrão, mas exibirá um alerta para que o usuário escolha se deseja "Aplicar hora recomendada" ou "Continuar" com o agendamento com os horários fora do padrão estabelecido.
Isso permite que os agendamentos sejam cadastrados de forma padronizada, respeitando o tempo de atendimento estabelecido.
6.8. No campo "Mostrar nome do profissional" será possível definir se o nome do profissional selecionado será exibido nos agendamentos.
Ao marcar essa opção, o nome do profissional será exibido junto ao nome do paciente na agenda.
Ao desmarcar, o agendamento irá exibir somente o nome do paciente.
Dependendo da visualização e do volume de agendamentos, a opção desabilitada pode facilitar a visualização do nome do paciente.
Essa configuração se refere a visualização do agendamento "fechado" no menu Agenda. Ao clicar sobre o agendamento, sempre será exibido o nome do profissional, independente da configuração realizada.
7. "REGRAS DE ATENDIMENTO":
7.1. A opção "Limite de atendimentos por horário" permite que seja estabelecido um limite de agendamentos/atendimentos por horário para o profissional.
Ao selecionar essa opção, será exibido outro campo para o preenchimento da quantidade máxima de atendimentos permitida por horário.
Após atingir o limite estabelecido e tentar realizar um agendamento naquele horário, o sistema emitirá o seguinte aviso: “Limite atingido! Não é possível realizar este agendamento pois o profissional .... possui um limite de 1 atendimento por horário.”
7.2. O campo "Ajustar o horário posterior ao intervalo", é uma configuração para o recurso "Buscar horários vagos", disponível no menu Agenda.
Ao ativar essa opção, na busca por horários vagos, apenas o horário disponível após o intervalo será ajustado conforme o horário restante da duração padrão, sem alterar os outros horários livres/vagos.
Ao manter essa opção inativa, na busca por horários vagos do profissional, todos os horários seguintes serão ajustados conforme o horário final do intervalo e a duração padrão dos atendimentos do profissional.
8. AGENDAMENTOS DE REPETIÇÃO:
8.1. No campo "Frequência", será possível determinar a frequência padrão para os agendamentos com repetição do profissional.
As opções de frequências disponíveis são diariamente, semanalmente, a cada 2 semanas, a cada 3 semanas, a cada 4 semanas ou mensalmente.
A frequência padrão definida será sugerida ao serem realizados agendamentos com repetição, mas essa poderá ser alterada.
8.2. Em "Repetições" será possível definir uma quantidade padrão para os agendamentos com repetição do profissional.
A quantidade de repetições padrão será sugerida ao serem realizados agendamentos com repetição, mas poderá ser alterada.
9. Em seguida, você poderá definir os "Dias e horários para exibir na agenda":
9.1. Na coluna "Dia" será possível selecionar os dias da semana em que o profissional realiza atendimentos.
9.2. Na coluna "Horário de expediente", será possível definir o horário inicial e o horário final dos atendimentos de cada dia da semana.
9.3. Na coluna "Horário de intervalo", poderá ser informado o horário inicial e o horário final de intervalo do profissional.
Será possível realizar agendamentos para o profissional nos dias da semana selecionados e conforme o horário de expediente configurado.
Não será possível realizar agendamentos para o profissional no horário de intervalo configurado.
Só será possível realizar agendamentos fora destas configurações utilizando o recurso de encaixe de horário.
Quando realizadas as configurações para usuários que não contam com a função "Profissional", essas irão influenciar somente no modo de visualização da agenda.
10. LEMBRETES:
10.1. No campo "Lembrete E-mail" será possível habilitar o envio de lembretes de atendimento via e-mail, determinando a antecedência do envio.
O lembrete será enviado para o e-mail adicionado ao cadastro do paciente.
Ao ativar essa opção, o lembrete será programado conforme a antecedência determinada, sempre que o profissional for selecionado no agendamento e o paciente informado tiver um e-mail em seu cadastro. Saiba mais sobre o envio de lembretes via e-mail.
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10.2. No campo "Lembrete SMS" será possível habilitar o envio de lembretes de atendimento via SMS, determinando a antecedência do envio.
As opções disponíveis para seleção são “Uma hora antes”, “Duas horas antes”, “Quatro horas antes”, “Seis horas antes”, “Doze horas antes”, “Um dia antes”, “Uma semana antes” ou “Sem lembrete”. Saiba mais sobre o envio de lembretes via SMS.
Será possível alterar a antecedência do lembrete ou desativar o envio, diretamente no agendamento do paciente, sempre que necessário. Saiba como personalizar o texto dos lembretes de atendimento via SMS.
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10.3. No campo "WhatsApp" será possível habilitar o envio automático de lembretes de atendimento via WhatsApp, determinando a antecedência do envio:
As opções disponíveis para seleção são: “Uma hora antes”, “Duas horas antes”, “Quatro horas antes”, “Seis horas antes”, “Doze horas antes”, “Um dia antes”, “Uma semana antes” ou “Sem lembrete”. Saiba mais sobre o envio de lembretes via WhatsApp.
Será possível alterar a antecedência do lembrete ou desativar o envio, diretamente no agendamento do paciente, sempre que necessário.
Se for selecionado "Um dia antes" ou "Uma semana antes", o sistema abrirá mais um campo "Definir horário do lembrete".
Selecionando a opção "Padrão do agendamento", o envio do lembrete será realizado com a antecedência selecionada, conforme o horário do agendamento.
Selecionando a opção "Personalizado", será possível definir um horário específico para o envio do lembrete.
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O ZenFisio também oferece o envio gratuito e manual através do WhatsApp Web, a partir dos agendamentos realizados, utilizando o contato da clínica. Saiba como enviar lembretes manuais.
10.4. No campo "Notificação de lembrete no FiqueZen" será possível ativar o envio de notificações de lembretes para pacientes através do FiqueZen. Saiba mais sobre o aplicativo para pacientes.
A notificação somente é enviada para os pacientes que estiverem com o app FiqueZen baixado em seu celular.
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10.5. No item "Relatórios diários" é possível ativar o envio de relatórios por e-mail ao profissional, com informações da agenda do dia atual e comparativos com o dia anterior e o mesmo dia da semana anterior. *
11. INTERAÇÕES:
11.1. Na opção "Google Calendar" será possível realizar o vínculo da agenda do profissional com uma conta do Google Agenda.
Ao vincular uma conta do Google, os agendamentos dessa conta serão exibidos no ZenFisio, assim como, os agendamentos do ZenFisio serão exibidos na agenda do Google vinculada. Confira como fazer a integração com Google Agenda.
Abaixo do botão de vínculo, serão exibidas as contas já vinculadas.
12. Para finalizar e atualizar o sistema com as configurações realizadas, clique em "Salvar".
Pronto, agora você sabe como realizar as configurações da agenda para os usuários que possuem acesso a essa opção!
Se tiver dúvidas, entre em contato com a nossa equipe através dos nossos canais de atendimento. 😊
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