No ZenFisio você cadastra os alunos/pacientes atendidos em sua clínica/consultório, completando seus dados pessoais, endereço e definindo algumas permissões de recursos do sistema.
Assim, você poderá vinculá-los em agendamentos e ter os atendimentos registrados pelos usuários "Profissionais", salvos no prontuário eletrônico.
Somente usuários com as funções "Secretária(o)", "Administrador(a)" e "Profissional" completo, terão acesso à área de cadastro de Pacientes.
Você pode obter o consentimento do paciente para a coleta dos dados, com o "LGPD - Termo de Consentimento" disponível no sistema. Saiba como emitir o termo.
Confira o passo a passo para fazer o cadastro de pacientes!
1. Acesse o seu login do sistema ZenFisio.
2. Clique em "Pacientes" no menu lateral.
Nesse menu será exibida a lista de pacientes já cadastrados.
3. Clique em "Cadastrar novo", no canto superior direito da página.
4. Preencha o campo obrigatório de "Nome" do paciente/cliente.
Ao digitar o nome do paciente o sistema irá sugerir opções semelhantes.
Caso a pessoa já esteja cadastrada no ZenFisio como paciente, clique sobre a opção sugerida para que não haja duplicidade.
Caso a pessoa já esteja cadastrada no ZenFisio como colaborador ou fornecedor, clique sobre a opção sugerida para manter os cadastros vinculados.
4.1. No caso de nome social, selecione o campo "Nome Social".
O nome social informado será utilizado em lembretes de atendimento, mensagens de aniversário, lembretes de pagamento e campanhas de e-mail do ZenFisio Marketing.
4.2. Ao selecionar a opção de "Nome Social" será obrigatório o preenchimento do "Nome no documento".
O nome no documento será utilizado na emissão de documentos padrão e personalizados do sistema, quando esses contarem também com o campo de CPF.
5. Preencha outros dados pessoais não obrigatórios, como "Data de nascimento", "CPF", "RG", "Estado civil", "Sexo/gênero", "Profissão", "Nome da empresa" e "Breve diagnóstico".
6. Em seguida preencha informações de contato:
6.1. O "E-mail", que será utilizado para o envio de lembretes de atendimento, de lembretes de vendimento de pagamento, do histórico de atendimentos e de campanhas de e-mail do ZenFisio Marketing.
É importante preencher esse campo, pois é uma forma de manter contato e fidelizar o cliente, como, por exemplo, com o envio de informações e conteúdos relevantes através das campanhas de e-mail, do ZenFisio Marketing.
6.2. O "Telefone fixo" para registro caso a clínica precise entrar em contato.
6.3. O "Celular", que será utilizado para o envio de lembretes de atendimento via SMS e WhatsApp, para lembretes de vencimento de pagamento via WhatsApp e para mensagens de aniversário via WhatsApp.
O preenchimento deste campo é necessário para que o paciente receba os lembretes de seus atendimentos.
6.4. E selecione a "Preferência de contato" que pode ser E-mail, SMS, WhatsApp ou telefone.
7. Você também poderá completar dados relacionados a convênios, como o nome do "Convênio", "Número de convênio", "Validade da carteirinha", "Nome da carteirinha" e "Número do CNS".
Caso a clínica trabalhe com convênios, essas informações poderão ser necessárias para emissão de guias TISS do Gerenciador Financeiro.
8. Preencha os dados de endereço como "País", "CEP", "Estado", "Cidade", "Logradouro", "Número", "Bairro" e "Complemento".
9. Em seguida, caso a assinatura conte com Unidades, será exibido o campo "Unidades com acesso", para que o usuário "Administrador" da matriz selecione as unidades para as quais o cadastro do paciente estará disponível.
10. Adicione uma imagem ou tire uma foto do paciente com a WebCam.
11. Selecione o campo "Mais informações" para informar nomes e contatos de pais ou responsáveis e outras informações importantes.
12. Selecione o campo "Dados do responsável pela criança/adolescente/incapaz", para inserir os dados do responsável financeiro, para o qual serão emitidos os recibos e notas fiscais do paciente.
Preencha todos os campos obrigatórios disponíveis.
Se você deseja emitir NFS-e com os dados do próprio paciente, esse campo não precisa ser selecionado.
13. Selecione o campo "Como conheceu a clínica" para informar a forma de indicação que levou o paciente até a sua clínica.
Se teve a indicação de outro paciente ou profissional, se teve conhecimento por redes sociais, entre outras opções.
14. Em seguida, preencha a área de "Preferências de contato":
14.1. Informe se o paciente deseja receber "Históricos de atendimentos por e-mail".
Ao ativar, o paciente receberá e-mails com o histórico dos atendimentos em PDF conforme a frequência configurada.
14.2. Selecione se o paciente deseja "Permitir o envio de lembretes de agendamento".
Ao ativar, o paciente receberá lembretes via SMS ou WhatsApp, caso o recurso adicional faça parte da assinatura e esteja ativo.
14.3. Selecione se o paciente deseja "Permitir o envio de campanhas de e-mail".
O campo só será exibido em assinatura com ZenFisio Marketing incluso.
Ao ativar essa opção o paciente irá receber campanhas de e-mails do ZenFisio Marketing, caso a assinatura conte com esse pacote e faça envios.
14.4. E selecione se o paciente quer "Permitir o envio de pesquisas de satisfação (NPS)".
O campo só será exibido em assinatura com ZenFisio Marketing incluso.
Ao ativar essa opção o paciente irá receber pesquisas de satisfação do ZenFisio Marketing, caso a assinatura conte com esse pacote e tenha o envio ativo.
15. Após preenchidos os campos desejados, clique em "Salvar".
Após salvar o cadastro, caso queira alterar ou completar informações, basta editar.
✳ Para assinaturas com Unidades: primeiro o usuário deverá acessar a Unidade em que deseja cadastrar o novo Paciente. Saiba mais. O usuário "Administrador(a)" da matriz, poderá selecionar as unidades nas quais o paciente será cadastrado e, também, conseguirá compartilhar cadastros com outras Unidades.
Agora você já sabe como cadastrar os pacientes/clientes no ZenFisio, para que esses possam ser selecionados em agendamentos e ter os registros de atendimentos salvos em seus prontuários.
Caso fique com alguma dúvida, entre em contato com a nossa equipe através dos nossos canais de atendimento! 😀
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