Com o ZenFisio, você pode enviar lembretes de atendimento para seus pacientes via e-mail, SMS e WhatsApp. Além disso, também pode enviar mensagens de aniversário via WhatsApp.
As mensagens enviadas nesses lembretes podem ser configuradas pelo administrador do sistema, com informações da clínica ou consultório. Ou seja, apenas usuários com a função “Administrador” podem ajustar estas informações.
Para saber como personalizar o texto de cada mensagem a ser enviada via SMS, WhatsApp e e-mail, confira o passo a passo:
1. Acesse o menu "Configurações".
2. Clique no item "E-mail, SMS e WhatsApp".
3. E clique em "Modelos de mensagens".
A. Como personalizar o texto dos lembretes de atendimento via SMS
B. Como personalizar o texto dos lembretes de atendimento via WhatsApp
C. Como personalizar o texto dos lembretes de atendimento via e-mail
A. Como personalizar o texto dos lembretes de atendimento via SMS
1. Clique sobre a opção "Lembretes de atendimento - SMS".
2. Para preencher a mensagem, clique no campo de texto logo abaixo de "Conteúdo da mensagem SMS".
2.1. Os SMSs possuem um limite de 150 caracteres na mensagem.
2.2. Se o envio do link de confirmação estiver ativo, ele será enviado ao fim da mensagem e será contabilizado no limite de caracteres.
3. Selecione os atalhos conforme as informações que deseja que sejam preenchidas automaticamente no momento do envio.
3.1. Os atalhos preenchem os dados automaticamente no momento do envio. Para inseri-los nas mensagens, basta clicar sobre eles.
Atalhos para lembretes via SMS:
#nome_da_clinica: nome da clínica inserido nas configurações gerais (máximo de 25 caracteres).
#primeiro_nome_do_paciente: primeiro nome do paciente agendado (máximo de 12 caracteres).
#nome_completo_do_paciente: nome completo do paciente agendado (máximo de 30 caracteres).
#profissional_do_atendimento: primeiro nome do profissional agendado (máximo de 12 caracteres).
#area_do_profissional: abreviação da área do profissional agendado (máximo de 05 caracteres).
#data_do_atendimento: data do agendamento.
#hora_do_atendimento: horário do agendamento.
Importante:
O envio de lembretes via SMS possui um limite conforme o plano e/ou com os limites adicionados. O envio é ativado nas configurações do profissional ou programado no momento do agendamento e é enviado automaticamente. Saiba como fazer o envio de lembretes de atendimento via SMS.
É uma boa prática em mensagens via SMS não utilizar acentos nas palavras, dessa maneira, você evita que celulares substituam uma letra com acento por outros caracteres e mantém a sua mensagem correta.
B. Como personalizar o texto dos lembretes de atendimento via WhatsApp
1. Clique sobre a opção "Lembretes de atendimento - WhatsApp".
2. Para preencher a mensagem, clique no campo de texto logo abaixo de "Conteúdo da mensagem WhatsApp".
2.1. Os lembretes via WhatsApp não possuem limite de caracteres.
2.2. O texto configurado será utilizado tanto nos lembretes manuais (ilimitados e inclusos nos planos), como nos lembretes automáticos (inclusos com pacotes de limites adicionais pagos).
2.2. Se o envio do link de confirmação estiver ativo, ele será enviado tanto nas mensagens manuais, como nas automáticas.
3. Selecione os atalhos conforme as informações que deseja que sejam preenchidas automaticamente no momento do envio.
3.1. Os atalhos preenchem os dados automaticamente no momento do envio. Para inseri-los nas mensagens, basta clicar sobre eles.
Atalhos para lembretes via WhatsApp
#nome_da_clinica: nome da clínica inserido nas configurações gerais.
#primeiro_nome_do_paciente: primeiro nome do paciente agendado.
#nome_completo_do_paciente: nome completo do paciente agendado
#profissional_do_atendimento: primeiro nome do profissional agendado.
#area_do_profissional: abreviação da área do profissional agendado.
#data_do_atendimento: data do agendamento.
#hora_do_atendimento: horário do agendamento.
Importante:
O envio de lembretes manuais via WhatsApp é ilimitado e é enviado após o agendamento ter sido realizado, através do número conectado ao WhatsApp. Saiba como fazer o envio de lembretes de atendimento via WhatsApp de forma manual.
O envio de lembretes automáticos via WhatsApp não vem incluso nos planos, deve ser adicionada a quantidade desejada de envios mensais com limites adicionais. O envio é programado no momento do agendamento e é enviado automaticamente. Saiba como fazer o envio de lembretes de atendimento via WhatsApp de forma automática.
Se o número de WhatsApp da clínica estiver preenchido nas Configurações Gerais, nas mensagens automáticas também será enviado o link de acesso ao WhatsApp da clínica, para que os pacientes possam responder.
No primeiro envio de lembretes de atendimento automático via WhatsApp para o paciente, também é enviada uma orientação para que o número seja salvo, para que o paciente consiga clicar nos links enviados. Por questões de segurança, o WhatsApp só permite o clique no link, após o número ser salvo.
C. Como personalizar o texto dos lembretes de atendimento via e-mail
1. Clique sobre a opção "Lembretes de atendimento - E-mail".
1.1. O e-mail é enviado com o assunto "Lembrete de atendimento - Nome da clínica".
1.2. O e-mail é enviado com uma assinatura, com o nome da clínica, o telefone, o endereço e o site, caso esses dados estejam preenchidos nas Configurações Gerais.
2. Para preencher a mensagem, clique no campo de texto logo abaixo de "Conteúdo do e-mail".
2.1. Os lembretes via e-mail não possuem limite de caracteres.
2.2. Se o envio do link de confirmação estiver ativo, os botões de para confirmar ou cancelar o atendimento serão exibidos no corpo do e-mail.
3. Selecione os atalhos conforme as informações que deseja que sejam preenchidas automaticamente no momento do envio.
3.1. Os atalhos preenchem os dados automaticamente no momento do envio. Para inseri-los nas mensagens, basta clicar sobre eles
Atalhos para lembretes via e-mail:
#nome_da_clinica: nome da clínica inserido nas configurações gerais.
#primeiro_nome_do_paciente: primeiro nome do paciente agendado.
#nome_completo_do_paciente: nome completo do paciente agendado
#profissional_do_atendimento: primeiro nome do profissional agendado.
#area_do_profissional: abreviação da área do profissional agendado.
#data_do_atendimento: data do agendamento.
#hora_do_atendimento: horário do agendamento.
Importante:
Os lembretes via e-mail são ilimitados. O envio é ativado por profissional e enviado automaticamente. Saiba como ativar o envio de lembretes de atendimento via e-mail.
Se no campo "Responder para" tiver sido informado o e-mail da clínica, caso alguém responda ao lembrete o retorno irá para o e-mail informado. Saiba como conferir se essa informação está preenchida.
D. Como personalizar o texto das mensagens de aniversário
1. Clique sobre a opção "Mensagem de aniversário - WhatsApp".
2. Para preencher a mensagem, clique no campo de texto logo abaixo de "Conteúdo da mensagem de aniversário".
2.1. Os lembretes via WhatsApp não possuem limite de caracteres.
3. Selecione os atalhos conforme as informações que deseja que sejam preenchidas automaticamente no momento do envio.
3.1. Os atalhos preenchem os dados automaticamente no momento do envio. Para inseri-los nas mensagens, basta clicar sobre eles
Atalhos para mensagens de aniversário:
#nome_da_clinica: nome da clínica inserido nas configurações gerais.
#primeiro_nome_do_paciente: primeiro nome do paciente agendado.
#nome_completo_do_paciente: nome completo do paciente agendado
Importante:
As mensagens são manuais e ilimitadas. O envio é feito a partir do registro de aniversariante da agenda através do número conectado ao WhatsApp. Para fazer esse envio, basta clicar sobre o registro do aniversariante, no topo da grade de horários da agenda e clicar no ícone do WhatsApp.
Alguns pontos importantes sobre o texto das mensagens:
Se você apagar algum caractere dos atalhos, por exemplo "#nome_da_clin" o sistema não irá permitir que salve a edição do texto.
Caso precise ajustar um atalho, apague o atalho em que tirou alguns caracteres e clique novamente no atalho para inserir a informação correta.
Nos atalhos "#primeiro_nome_do_paciente" e "#profissional_do_atendimento", será adicionada a primeira para do campo nome. Ou seja, se você deseja adicionar "Dr." antes do nome de usuário, sugerimos que não insira o espaço entre a abreviação e o nome do profissional, por exemplo: "Dr.João". O mesmo ocorre com pacientes, o sistema identifica o primeiro nome e usa para compor o texto do lembrete.
Pronto! Agora você já sabe como personalizar os textos dos lembretes de atendimento via SMS, WhatsApp e e-mail e como utilizar atalhos para o preenchimento automático de informações no momento do envio.
Se tiver alguma dúvida, entre em contato com a nossa equipe de atendimento! 😀