Ao ativar o agendamento online, você poderá permitir que as pessoas solicitem atendimentos em seu site e fazer o gerenciamento dos agendamentos por meio do Sistema ZenFisio.
Neste artigo você irá ver sobre:
Os diferentes tipos de e-mails enviados para o cliente e para a equipe
📌 Tem dúvidas de como ATIVAR o agendamento online em seu site? Confira este artigo: Veja como ativar os agendamentos online.
Para explicar o funcionamento dos agendamentos, vamos chamar de "Cliente" as pessoas que solicitam agendamentos online em seu site.
Ao receber uma solicitação, você e seu cliente recebem um e-mail com os detalhes da solicitação de atendimento.
E-mail para o cliente:
Enviado automaticamente pelo ZenFisio no momento em que a solicitação de agendamento é preenchida.
No e-mail, são enviados os dados da sua clínica e os detalhes do agendamento solicitado.
Exemplo da mensagem: "Olá [Nome do cliente], Seu agendamento online está aguardando a confirmação da clínica. Em breve você receberá um e-mail com informações sobre o atendimento solicitado! Detalhes da solicitação...."
E-mail para sua equipe:
Enviado automaticamente para TODOS os usuários selecionados na configuração do agendamento online. É enviado pelo ZenFisio no momento em que a solicitação de agendamento é preenchida.
No e-mail, são enviados os detalhes do agendamento solicitado.
Basta clicar no botão "Visualizar agendamento" para acessar a agenda do ZenFisio.
Exemplo da mensagem: "Olá [Nome do usuário], Foi realizado um agendamento online através do perfil da sua clínica. Detalhes da solicitação..."
Visualizando a solicitação na agenda
Ao receber uma solicitação, aparecerá na agenda do ZenFisio um agendamento LISTRADO, isso indica que é um agendamento feito em seu site.
Os usuários selecionados na configuração dos agendamentos online, são as pessoas que podem CONFIRMAR ou RECUSAR o horário solicitado pelo paciente.
CONFIRMANDO ou RECUSANDO o agendamento online
Acompanhe o passo a passo para entender como você confirma e como recusa um agendamento online.
Acesse o seu Sistema ZenFisio.
Clique em "Agenda" no menu lateral.
Localize o agendamento LISTRADO, clique neste agendamento.
Lembre-se: o ZenFisio oferece no menu dos filtros, acima da agenda, a opção de "Exibir os agendamentos online", verifique se esse campo está marcado para poder visualizar os agendamentos online.
No campo "Adicionar mensagem": Se necessário, adicione uma mensagem para o paciente.
Escolha se deseja CONFIRMAR ou RECUSAR este agendamento. Para isso, basta clicar em um dos botões disponíveis.
Clicando em CONFIRMAR:
Você será direcionado para a tela de NOVO AGENDAMENTO.
Seu cliente solicitou agendamento online preenchendo um e-mail, certo? Então se algum de seus pacientes tiver o MESMO e-mail preenchido no cadastro, o sistema irá apresentar o nome do paciente JÁ CADASTRADO no campo "Paciente" do agendamento.
Caso seja um paciente NOVO você poderá criar o cadastro no momento do agendamento.
Passo a passo detalhado:
Clique em "Agenda" no menu lateral
Localize o agendamento LISTRADO, clique neste agendamento.
No campo "Adicionar mensagem": Se necessário, adicione uma mensagem para o paciente.
Clique em "CONFIRMAR".
Preencha os detalhes do agendamento (profissional, procedimento, lembretes SMS...). Veja aqui todos os detalhes sobre agendamentos.
Clique em "Salvar"
Ao salvar, o sistema irá enviar um E-MAIL para seu paciente, informando a decisão da clínica, ou seja, informando que o atendimento foi CONFIRMADO para determinado dia e hora, conforme o agendamento feito.
Caso precise agendar em um horário DIFERENTE do solicitado, não tem problema, o e-mail de confirmação irá com o horário que VOCÊ escolher. (Exemplo: cliente solicitou para às 12h, você agendou para às 13h30min)
Clicando em RECUSAR:
Passo a passo detalhado:
Clique em "Agenda" no menu lateral
Localize o agendamento LISTRADO, clique neste agendamento.
No campo "Adicionar mensagem": Se necessário, adicione uma mensagem para o paciente.
Clique em "RECUSAR".
Ao recusar, o agendamento irá ser APAGADO da sua agenda do ZenFisio. O registro permanecerá APENAS no relatório de agendamentos solicitados.
O sistema irá enviar um E-MAIL para seu paciente, informando a decisão da clínica, ou seja, informando que o atendimento foi RECUSADO.
Relatório de agendamentos solicitados
Você poderá acompanhar um relatório de todos os agendamentos solicitados, com informações de acordo com o status: Em espera, Confirmado e Recusado.
Faça login na sua conta do ZenFisio.
No topo da tela, clique em "Marketing".
No menu lateral, em "BuscaFisio" selecione a opção "Agendamentos online".
Para conferir o relatório, clique na opção "Agendamentos online recebidos".
Utilize os FILTROS para visualizar os agendamentos que deseja!
5.1. Status:
- Todos: Todos os status de solicitações.
- Em espera: Agendamentos que ainda estão AGUARDANDO a decisão da clínica.
- Confirmados: Agendamentos que foram CONFIRMADOS pela clínica.
- Recusados: Agendamentos que foram RECUSADOS pela clínica.
5.2. Período dos agendamentos:
- Este é um filtro de DATA.
- Selecione o período desejado de agendamentos recebidos que você deseja visualizar.Na coluna "Ações" você pode conferir informações detalhadas do agendamento solicitado, basta clicar em "Visualizar"
Obs: As informações padrões usadas nos e-mails da clínica (nome da clínica, logo, site, endereço e telefone) são configuradas no seu ZenFisio. Para acessar, clique no topo da tela do ZenFisio Marketing em "ZenFisio Gestão" > "Configurações" > "Informações da clínica". Veja aqui o passo a passo.
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👉 Saiba mais!
📌 | O recurso de agendamentos online é exclusivo do módulo adicional ZenFisio Marketing.
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