Com o ZenFisio, você pode enviar lembretes de atendimento automáticos via SMS para seus pacientes, para evitar faltas e ser informado sobre os cancelamentos com antecedência.
O envio de lembretes via SMS é um pacote adicional e possui um limite conforme o os pacotes adicionados. O envio é ativado nas configurações do profissional ou programado no momento do agendamento e é enviado automaticamente.
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Confira abaixo como utilizar o recurso na sua rotina:
A) Como ativar o envio automático na agenda do profissional
B) Como editar o envio no agendamento do paciente
C) Como configurar os lembretes
D) Como personalizar o texto da mensagem
A. Como ativar o envio do lembrete de atendimento via SMS por profissional
1. Acesse o seu login do sistema ZenFisio.
2. Clique em "Configurações" no menu lateral.
3. No item "Agenda", clique em "Opções da Agenda".
4. Na parte superior da tela, selecione para qual "Profissional" deseja realizar as configurações.
5. Agora desça até o final da página, localize o campo “Lembretes SMS” e selecione a antecedência desejada para o envio das mensagens:
“Sem lembrete”
“Uma hora antes”
“Duas horas antes”
"Quatro horas antes"
"Seis horas antes"
“Um dia antes”
"Doze horas antes"
“Uma semana antes”
5.1. Marque a opção “Sem lembrete” caso não deseje definir essa informação neste momento.
Também é possível escolher a antecedência do envio diretamente na criação de cada agendamento.
6. Para finalizar, clique em "Salvar".
B. Como programar ou editar o envio do lembrete de atendimento via SMS, diretamente no agendamento
1. Acesse a agenda do ZenFisio e clique em "Novo Agendamento" localizado no topo da tela ou clique diretamente na grade de horários.
2. Localize o campo "Lembrete SMS" e selecione a antecedência do envio.
3. Preencha outras informações do agendamento e clique em "Salvar".
C) Como configurar os lembretes de atendimento
1. Acesse "Configurações", no menu lateral.
2. Clique em "Mensagens (WhatsApp - SMS - E-mail)".
3. Acesse "Configurações gerais".
4. Preencha o "Nome da sua clínica", com até 20 caracteres.
O nome da clínica será exibido em todos os textos que utilizarem o atalho: "#nome_da_clinica".
5. Informe o "Telefone" da clínica.
Será exibido na assinatura de lembretes via e-mail e também na página de confirmação de atendimentos.
6. Preencha o "Endereço" da clínica.
Será exibido na assinatura de lembretes via e-mail e também na página de confirmação de atendimentos.
7. No campo "Site", informe o endereço do seu site ou de uma rede social.
Será exibido na assinatura de lembretes via e-mail e também na página de confirmação de atendimentos.
8. No campo "Enviar link de confirmação?", escolha se deseja incluir, junto à mensagem de lembrete do agendamento, um link para que o paciente possa confirmar ou cancelar o atendimento.
O link de confirmação será inserido nas mensagens via WhatsApp com envio manual, além dos envios automáticos por SMS e e-mail.
9. Caso seja necessário adicionar ou alterar o logo da sua clínica, acesse: "Configurações" no menu lateral -> "Conta" -> "Dados da conta"-> "Adicionar/Atualizar logo".
A imagem será exibida em lembretes via e-mail e também na página de confirmação de atendimentos.
10. O campo “Número de contato” é utilizado apenas para o recurso de envios via WhatsApp. O contato informado será utilizado no botão “Falar com a clínica”, caso o paciente envie mensagens.
11. Em "Permitir respostas de SMS", selecione Sim, caso deseje receber respostas via SMS e visualizá-las em um relatório.
Cada resposta recebida utiliza 1 SMS dos créditos disponíveis em seu plano.
12. O campo "E-mail" é utilizado apenas para o recurso de envios via E-mail. Caso o paciente retorne os contatos realizados via e-mail, esse será encaminhado para o endereço informado.
13. Após finalizar os ajustes clique em "Salvar".
D) Como personalizar o texto das mensagens?
1. Ainda no menu "Configurações".
2. Em "Mensagens (WhatsApp - SMS - E-mail)", clique em "Modelos de mensagem".
3. Em seguida, acesse a opção "SMS"..
4. Para preencher a mensagem, clique no campo de texto logo abaixo de "Conteúdo da mensagem".
Estas mensagens possuem um limite de 150 caracteres.
Se a opção de envio do link de confirmação de presença estiver ativada, ao final da mensagem será incluído automaticamente o seguinte texto: “Por favor, confirme sua presença acessando: (link)”
💡 Uma boa prática em mensagens via SMS é não utilizar acentos nas palavras, dessa maneira, você evita que celulares substituam uma letra com acento por outros caracteres e mantém a sua mensagem correta.
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5. Selecione as atalhos conforme as informações que deseja que sejam preenchidas automaticamente no momento do envio. Para inseri-los nas mensagens, basta clicar no local do texto que seja inserir e clicar sobre a etiqueta.
6. Confira mais detalhes sobre os atalhos:
#nome_da_clinica: nome da clínica inserido nas configurações gerais.
#primeiro_nome_do_paciente: primeiro nome do paciente agendado.
#nome_completo_do_paciente: nome completo do paciente agendado.
#profissional_do_atendimento: primeiro nome do profissional que irá atender o paciente, conforme o agendamento.
#area_do_profissional: abreviação da área do profissional.
#especialidade_do_profissional:
#data_do_atendimento: data do agendamento.
#hora_do_atendimento: horário do agendamento.
#dia_da_semana: dia da semana correspondente à data do atendimento.
#convenio_do_paciente: convênio cadastrado no agendamento.
#repeticao_do_atendimento: Indica se o atendimento faz parte de uma recorrência.
#pacote_de_atendimento: nome do pacote vinculado ao atendimento.
#procedimento_do_atendimento: procedimento agendado.
#sala_de_atendimento: sala onde o atendimento será realizado.
Importante: Não edite o texto dos atalhos!
As etiquetas verdes funcionam como atalhos para que o sistema preencha automaticamente as informações. Caso algum caractere seja apagado, por exemplo “#nome_da_clin”, o sistema não permitirá salvar a edição e exibirá uma mensagem vermelha no topo da tela. Se precisar corrigir uma etiqueta, apague-a completamente e clique novamente para inserir o atalho correto.
7. Após finalizar, clique em "Salvar".
8. O sistema exibirá a mensagem: “Deseja que o novo modelo de mensagem seja válido para as mensagens não enviadas?”. Clique em “Sim” para aplicar o novo modelo a todas as mensagens, inclusive às que já estavam programadas, mas ainda não foram enviadas.
Observe com atenção, alguns pontos importantes para o envio automático de lembretes:
Os lembretes via SMS serão enviados somente se o paciente tiver em seu cadastro um celular completo e correto, com DDD informado. Se o paciente tiver um celular informado em seu cadastro ele já será exibido no agendamento, caso não tenha, você pode preenchê-lo no agendamento. Você pode desativar o envio na edição do agendamento, selecionando a opção "Sem lembrete", caso o lembrete ainda não tenha sido enviado.
Lembre-se que deve haver tempo hábil entre o momento do agendamento, a data do atendimento e a antecedência do envio. Se não houver, o lembrete não será enviado. Ou seja, se você selecionou a opção "Um dia antes", deve haver mais de 24 horas entre o momento do agendamento e a data do mesmo.
Pronto, agora você já sabe como ativar o envio de lembretes de atendimento via SMS!
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