Todos os seus dados cadastrados no sistema ZenFisio ficam armazenados em segurança em servidores da Amazon Web Services (AWS). A transmissão de dados entre o ZenFisio e os servidores da Amazon é criptografada.
O ZenFisio conta com uma rotina de backups de segurança automáticos, realizada 3 vezes ao dia. Além disso, é possível gerar backups de dados do sistema sempre que necessário. Basta utilizar a ferramenta de emissão de backup, disponível no sistema.
O backup é gerado em formato CSV, um tipo de arquivo técnico usado em bancos de dados. Caso você queira gerar os dados em outros formatos, além do backup, o sistema oferece emissões de arquivos específicos em formato PDF e/ou planilha.
👥 Os usuários com a função "Administrador(a)" têm permissão para gerar backup de todos os dados do sistema. No caso de assinatura com Unidades, os administradores da Unidade matriz podem gerar backup de qualquer Unidade, e os administradores das Unidades filiais geram o backup da Unidade acessada no momento. Saiba mais sobre as permissões de cada função.
Neste artigo, você confere como realizar a emissão de backups e abrir esses dados em Excel.
Confira o passo a passo!
A. Emissão de backup de dados
1. Faça login no sistema ZenFisio.
2. Clique em "Configurações" no menu principal.
3. Clique em "Conta".
4. Em seguida, acesse a área "Arquivos & Backup".
5. Depois, clique na aba "Backup de dados".
Nessa tela, você verá a listagem de backups gerados.
Serão exibidas informações como a "Data" da emissão, o "Usuário" que emitiu, a "Situação", a "Duração" e os "Dados gerados".
Além disso, haverá os botões para "Baixar" ou "Excluir" o backup emitido.
6. Para gerar um novo backup, clique em "Gerar backup".
6.1. Informe o "Período" do qual deseja obter o backup.
6.2. Selecione a "Unidade" da qual deseja gerar os dados.
6.3. Selecione os "Profissionais".
É possível gerar backup de profissionais arquivados, que estarão identificados na listagem.
Por exemplo: Mauro Vargas [Inativo].
6.4. Por fim, selecione os "Dados incluídos no backup".
Será possível selecionar as opções "Todos", "Contatos", "Usuários", "Movimentos financeiros", "Agendamentos", "Avaliações" e "Evoluções".
7. Para realizar a emissão do backup, clique em "Gerar".
8. Ao clicar em "Gerar", o sistema irá processar as informações selecionadas e poderá retornar com as seguintes mensagens:
8.1. Quando os arquivos estiverem dentro do limite de 5.000 linhas de dados: "Backup em andamento! Você receberá um e-mail e uma notificação no sistema quando o backup for concluído".
8.2. Quando o tamanho dos arquivos exceder o limite, o sistema exibirá a seguinte mensagem:
"O backup solicitado excede o tamanho permitido para download através do sistema, o arquivo será enviado para o seu e-mail em até 2 dias úteis".
Enquanto o backup é gerado, você pode seguir utilizando o ZenFisio normalmente.
8.3. Quando estiver pronto, o usuário que emitiu o backup receberá um e-mail e uma notificação no sistema, com o link para download do arquivo em ZIP.
9. Para baixar o backup, clique em "Baixar" na notificação ou em "Baixar arquivo" no e-mail.
Também é possível acompanhar os backups e baixá-los sempre que precisar pela aba "Backup de dados" (passo 5), clicando em "Baixar".
O arquivo estará compactado em formato ZIP, reunindo um arquivo para cada tipo de dado selecionado na geração do backup.
B. Visualização de backup em Excel
O backup de dados do ZenFisio é gerado em formato CSV, no qual cada linha representa um registro e os campos são separados por vírgulas.
Para que as informações possam ser visualizadas, é necessário que o arquivo seja aberto da forma correta.
Confira o passo a passo para abrir arquivos CSV no Excel!
1. Localize o arquivo de backup em seu dispositivo.
Geralmente, ele fica na pasta "Downloads".
2. Extraia os arquivos do ZIP para uma pasta.
2.1. Clique com o botão direito do mouse sobre o arquivo e selecione "Extrair para Backup..." ou "Extrair tudo".
O seu computador criará uma pasta com os arquivos que estavam dentro do ZIP.
3. Abra o Excel e crie uma planilha em branco.
Não abra o arquivo CSV diretamente com clique duplo, pois os dados podem ser exibidos de forma desconfigurada.
4. No menu superior do Excel, clique em "Dados".
5. Em seguida, clique em "De Texto/CSV".
6. Abra a pasta com os arquivos extraídos, selecione o arquivo desejado e clique em "Importar".
7. Aguarde a importação. Quando aparecer a janela com a prévia dos dados, selecione a opção "Vírgula" no campo "Delimitador".
Se os acentos e caracteres especiais aparecerem desconfigurados, selecione a opção "65001: Unicode (UTF-8)" no campo "Origem do arquivo".
8. Em seguida, clique em "Carregar".
9. Aguarde os dados serem inseridos na planilha Excel e dê um clique duplo na divisória entre as colunas para ajustar as larguras de acordo com o texto.
10. Salve a planilha com os dados em formato de Excel (.xlsx) para que você possa visualizar sempre que precisar.
Repita o processo para abrir os demais arquivos do backup.
Agora você já sabe como gerar backups de dados do ZenFisio e visualizá-los em Excel!
Qualquer dúvida, é só entrar em contato com a nossa equipe pelo Chat do sistema ou conferir outros canais de atendimento disponíveis. 😊
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