Os lembretes de atendimento facilitam a rotina da clínica e ajudam a reduzir faltas e esquecimentos dos pacientes.
Com o ZenFisio, as confirmações de presença e cancelamentos realizados pelos pacientes são sincronizados automaticamente no status do agendamento, mantendo a agenda dos profissionais sempre atualizada.
Há duas formas de realizar o envio de lembretes via WhatsApp:
A. Como programar o envio automático dos lembretes de atendimento via WhatsApp?
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1. Acesse o seu login do sistema ZenFisio.
2. Acesse "Configurações" no menu principal.
3. Em "Agenda", clique em "Opções da agenda".
4. Selecione o profissional que deseja realizar as configurações.
5. Clique em “Lembretes WhatsApp”, no final da página e selecione a antecedência desejada para o envio das mensagens:
“Sem lembrete”
“Uma hora antes”
“Duas horas antes”
"Quatro horas antes"
"Seis horas antes"
“Um dia antes”
"Doze horas antes"
“Uma semana antes”
Marque a opção “Sem lembrete” caso não deseje definir essa informação neste momento. Também é possível escolher a antecedência do envio diretamente na criação de cada agendamento.
6. Em "Definir horário do lembrete", você pode escolher entre 2 opções:
Padrão do agendamento: o lembrete será enviado com base no horário do atendimento e na antecedência selecionada anteriormente.
Exemplo: se o agendamento for às 14h e o lembrete estiver configurado para “Uma hora antes”, a mensagem será enviada às 13h.Personalizado: permite definir um horário fixo para o envio dos lembretes, independentemente do horário do atendimento.
Exemplo: todos os lembretes podem ser enviados diariamente às 8h da manhã, mesmo que os atendimentos ocorram em horários diferentes.
7. Observe com atenção, alguns pontos importantes para o envio automático de lembretes:
Antes de utilizar o recurso, é necessário preencher algumas informações nas configurações dos lembretes, como o nome da clínica, o número de WhatsApp e definir se o pedido de confirmação de presença será encaminhado junto à mensagem.
Os lembretes via WhatsApp serão enviados somente se o paciente tiver em seu cadastro um celular completo e correto, com DDD informado e que esteja sendo utilizado no WhatsApp.
Você pode desativar o envio na edição do agendamento, selecionando a opção "Sem lembrete", caso o lembrete ainda não tenha sido enviado.
Lembre-se que deve haver tempo hábil entre o momento do agendamento, a data do atendimento e a antecedência do envio. Se não houver, o lembrete não será enviado. Ou seja, se você selecionou a opção "Um dia antes", deve haver mais de 24 horas entre o momento do agendamento e a data do mesmo.
Pronto! Seguindo essas orientações, os lembretes serão enviados automaticamente aos pacientes, conforme a antecedência definida. 😄
B. Como enviar lembretes de atendimento via WhatsApp de forma manual?
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1. Clique em "Agenda" no menu lateral.
2. Localize na agenda o agendamento para o qual deseja enviar a mensagem de lembrete e clique em cima do agendamento.
3. Clique no ícone do WhatsApp localizado ao lado do número do paciente. Confira se o número está correto, com o DDD informado.
4. Após clicar nesse ícone, você será direcionado para o WhatsApp.
💻 Se estiver utilizando o computador, clique em "Abrir app" para enviar a mensagem através do aplicativo instalado ou clique em "Continuar para o WhatsApp Web" caso deseje seguir no navegador.
📱Se estiver utilizando o celular e além do WhatsApp pessoal, possuir instalado o WhatsApp Business, certifique-se de que a mensagem está sendo encaminhada pelo número da clínica.
6. Por último, clique em "Enviar".
→ É possível fazer alterações nesta mensagem antes de enviar, desde que não seja alterado o link inserido nela.
Importante: Antes de utilizar o recurso, você deve definir nas configurações gerais dos lembretes, se o link para confirmação de presença será encaminhado junto à mensagem. Também é possível personalizar a mensagem padrão.
Pronto! Agora você já sabe como enviar lembretes para seus pacientes. 😊