Cada membro da sua equipe pode ser cadastrado como colaborador ou usuário do sistema. Nesse artigo vamos explicar como fazer o cadastro de Usuários, mas primeiro, entenda a diferença entre as duas opções de cadastro:
Os Usuários são os membros da sua equipe que irão utilizar o sistema ZenFisio. No cadastro de usuários você irá preencher informações relacionadas ao acesso do sistema, como nome de usuário, e-mail, senha, funções que irão definir as permissões no sistema, entre outros campos. Saiba como cadastrar usuários.
Os Colaboradores são todos os membros da equipe, independente de utilizarem o sistema ou não. No cadastro de colaboradores você irá inserir os dados da pessoa física ou jurídica, o endereço, dados bancários e informações relacionadas ao convênio. Confira o artigo sobre como cadastrar colaboradores.
Informações importantes:
Todos os membros da equipe serão Colaboradores, mas nem todos serão Usuários.
Não há limite de cadastros de Colaboradores.
Cada plano possui um limite de cadastro de Usuários. Somente usuários com função "Profissional" contabilizam nesse limite.
Ao cadastrar um Usuário, o sistema automaticamente irá criar um cadastro de Colaborador vinculado a ele, para que você complete as informações.
Ao cadastrar um Colaborador, haverá a opção desse membro da equipe se tornar também um Usuário do sistema, para que os cadastros estejam vinculados.
Somente usuários com a função "Administrador(a)", terão acesso à área de cadastro de Colaboradores e Usuários. Saiba mais sobre as funções de usuários.
Acompanhe o passo a passo para cadastrar Usuários no ZenFisio!
A. Como cadastrar Usuários
Agora que você já sabe a diferença entre usuários e colaboradores, confira como realizar o cadastro:
1. Acesse o seu login do sistema ZenFisio.
2. Se você conta com Unidades, verifique se está logado na unidade que deseja realizar o cadastro do novo usuário.
Se o usuário já estiver cadastrado em uma das unidades, não é necessário realizar outro cadastro para esse mesmo usuário. Basta que o "Administrador" da matriz libere o acesso do usuário à unidade desejada.
3. Clique em "Equipe" no menu lateral.
4. Em seguida, clique em "Usuários".
5. No canto superior direito da tela, clique em "Cadastrar Novo".
6. Preencha o "Nome" do usuário.
No caso de usuários com a função “Profissional”, o nome informado será selecionado em agendamentos e ficará registrado em atendimentos no prontuário dos pacientes.
O primeiro nome do usuário será exibido nos lembretes de atendimento.
Nesse campo deve ser inserido o nome da pessoa que irá utilizar o login.
Não é indicado que sejam utilizados nomes de áreas, unidades ou clínicas.
Não é indicado que o login criado seja utilizado por mais de uma pessoa.
O cadastro de usuário é individual para que possa ser utilizado em verificações no Registro de Atividades do sistema e também, para possíveis fiscalizações de órgãos reguladores.
5. Insira o "Registro" do profissional.
No caso de usuários com a função “Profissional”, deve ser preenchido o registro do profissional no seu conselho ou órgão regulamentador.
O registro do usuário "Profissional" será exibido no prontuário dos pacientes.
6. Preencha o "E-mail" que o usuário irá utilizar para acessar o sistema.
Deve ser inserido um e-mail válido, ao qual o usuário tenha acesso para garantir a segurança da conta.
Em caso de necessidade de alteração da senha, o link de redefinição será enviado para o e-mail informado.
7. Preencha a "Senha" que o usuário irá utilizar para acessar o sistema, e faça a confirmação preenchendo novamente em "Confirmar senha".
Informe uma senha segura e não compartilhe esta informação.
8. Em seguida, selecione a “Função” que deseja atribuir ao usuário:
As funções disponíveis no sistema são: Administrador, Secretária, Profissional (completo ou individual), Financeiro completo, Financeiro individual, Financeiro consulta, Marketing e Auditor/Fiscal.
As funções selecionadas irão determinar as permissões que o usuário terá, ou seja, o que ele poderá ver e fazer no sistema.
Conforme as funções vão sendo adicionadas, serão exibidos outros campos de configurações adicionais.
9. Conforme as funções adicionadas, o sistema irá exibir novos campos de configurações adicionais.
9.1. Ao selecionar outras funções poderão ser exibidas os seguintes campos:
Pode editar ou arquivar pacientes?
Pode excluir atendimentos?
Pode transcrever atendimentos gravados em áudio?
Pode autorizar atendimento de usuários limitados?
Pode acessar movimentos financeiros de outros usuários "Financeiro individual" e "Secretária(o)"?
Pode visualizar comissões?
9.2. Ao selecionar a função "Profissional" será necessário preencher os seguintes campos:
Tipo de profissional: que pode ser completo ou limitado.
Área do profissional: selecione a área de formação do profissional. Essa informação será exibida em registros de atendimentos do profissional e será utilizada nos lembretes de atendimento.
Especialidade: selecione as especialidades em que o profissional atua. Essa informação será utilizada no agendamento online do ZenFisio Marketing.
10. Para assinaturas com Unidades, para o usuário "Administrador" da unidade principal (matriz), será exibido o campo "Unidades", onde poderão ser selecionadas as unidades que o usuário faz parte.
11. Em "Observações" você pode anotar informações desejadas.
12. No campo "Foto" você pode tirar ou carregar uma foto do usuário.
13. Em "Imagem digitalizada da assinatura" você pode adicionar um arquivo da assinatura do profissional, que poderá ser exibido na emissão de documentos.
14. Para finalizar o cadastro do usuário, clique em "Salvar".
Certifique-se de que todos os campos obrigatórios estejam preenchidos para que o cadastro seja salvo.
Passe os dados de login (e-mail e senha) para os membros da sua equipe.
Para acessar o sistema, basta o usuário realizar o login com os dados cadastrados.
B. Como criar um Usuário a partir de um Colaborador
Caso os membros da equipe que você deseja cadastrar como usuários já estejam cadastrados como colaboradores, você deve criar o cadastro do usuário a partir do cadastro dos colaboradores, seguindo estes passos:
1. Acesse o seu login do sistema ZenFisio.
2. Se você conta com Unidades, verifique se está logado na unidade em que o colaborador está cadastrado e em que deseja realizar o cadastro do novo usuário.
3. Clique em "Equipe" no menu lateral.
4. Em seguida, clique em "Colaboradores".
5. Localize o Colaborador a partir do qual deseja criar o Usuário e clique em "Tornar Usuário".
6. Em seguida, siga os mesmo passos de preenchimento dos dados do usuário, conforme explicado a partir do tópico "6" do item anterior.
✳ Para assinaturas com Unidades: primeiro o usuário deve acessar a Unidade em que deseja cadastrar o novo Usuário. Caso esse usuário já exista em alguma Unidade, o usuário "Administrador(a)" da matriz, pode informar a quais Unidades esse usuário faz parte, já que um usuário pode fazer parte de mais de uma Unidade. Saiba mais.
Agora você já sabe como cadastrar os membros da sua equipe no sistema ZenFisio! Caso tenha dúvidas, você pode entrar em contato com a nossa equipe através dos nossos canais de atendimento. 😊
Além deste artigo, você também pode conferir um vídeo com o passo a passo para cadastrar os membros da sua equipe! 👇