No ZenFisio, você pode enviar lembretes de atendimento via e-mail para seus pacientes de forma automática, para evitar faltas e ser informado sobre os cancelamentos com antecedência.
O lembrete via e-mail é ilimitado e é ativado por profissional, selecionando a antecedência do envio.
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Confira abaixo como utilizar o recurso na sua rotina:
A) Como ativar o envio automático?
B) Como configurar os lembretes?
C) Como personalizar o texto da mensagem?
D) Como funciona a confirmação de presença?
A) Como ativar o envio de lembretes de atendimento via e-mail?
1. Acesse o seu login do sistema ZenFisio.
2. Clique em "Configurações" no menu lateral.
3. No item "Agenda" clique em "Opções da Agenda".
4. Na parte superior da tela, selecione para qual "Profissional" deseja realizar as configurações.
5. Agora desça até o final da página, localize o campo "Lembrete E-mail" selecione a antecedência com que deseja enviar o lembrete de atendimento em agendamentos deste profissional.
“Sem lembrete”
“Uma hora antes”
“Duas horas antes”
"Quatro horas antes"
"Seis horas antes"
“Um dia antes”
"Doze horas antes"
“Uma semana antes”
5.1. Marque a opção “Sem lembrete” caso não deseje definir essa informação neste momento.
6. Para finalizar, clique em "Salvar".
B) Como configurar os lembretes de atendimento?
1. Ainda no menu "Configurações", clique em: "Mensagens (WhatsApp - SMS - E-mail)".
2. Acesse "Configurações gerais".
3. Preencha o "Nome da sua clínica", com até 20 caracteres.
O nome da clínica será exibido em todos os textos que utilizarem o atalho: "#nome_da_clinica".
4. Informe o "Telefone" da clínica.
Será exibido na assinatura de lembretes via e-mail e também na página de confirmação de atendimentos.
5. Preencha o "Endereço" da clínica.
Será exibido na assinatura de lembretes via e-mail e também na página de confirmação de atendimentos.
6. No campo "Site", informe o endereço do seu site ou de uma rede social.
Será exibido na assinatura de lembretes via e-mail e também na página de confirmação de atendimentos.
7. No campo "Enviar link de confirmação?", escolha se deseja incluir, junto à mensagem de lembrete do agendamento, um link para que o paciente possa confirmar ou cancelar o atendimento.
O link de confirmação será inserido nas mensagens via WhatsApp com envio manual, além dos envios automáticos por SMS e e-mail.
8. Caso seja necessário adicionar ou alterar o logo da sua clínica, acesse: "Configurações" no menu lateral -> "Conta" -> "Dados da conta"-> "Adicionar/Atualizar logo".
A imagem será exibida em lembretes via e-mail e também na página de confirmação de atendimentos.
9. Você também pode aproveite para realizar as configurações de envios via WhatsApp e SMS.
10. Informe o e-mail principal que deverá receber as respostas dos pacientes ou, se preferir, deixe o campo em branco para que as mensagens sejam direcionadas automaticamente ao e-mail do profissional responsável por cada atendimento.
O lembrete via e-mail é ilimitado e é ativado por profissional, selecionando a antecedência do envio através das configurações da agenda.
11. Após finalizar os ajustes clique em "Salvar".
C) Como personalizar o texto dos lembretes de atendimento via e-mail?
1. Permaneça no menu "Configurações".
2. Em "Mensagens (WhatsApp - SMS - E-mail)", clique em "Modelos de mensagem".
3. Para preencher a mensagem, clique no campo de texto logo abaixo de "Conteúdo do e-mail".
Os lembretes via e-mail não possuem limite de caracteres.
O assunto do e-mail será enviado com o texto "Lembrete de atendimento - Nome da sua clínica".
Ao final do e-mail é enviado uma assinatura, com o nome da clínica, telefone, endereço e site, conforme as configurações definidas anteriormente.
Se a opção de envio do link de confirmação de presença estiver ativada, ao final da mensagem será incluído automaticamente o seguinte texto: “Por favor, confirme sua presença acessando: (link aqui)”
4. Selecione os atalhos conforme as informações que deseja que sejam preenchidas automaticamente no momento do envio. Para inseri-las nas mensagens, basta clicar sobre elas.
5. Confira detalhes sobre os atalhos:
#nome_da_clinica: nome da clínica inserido nas configurações gerais.
#primeiro_nome_do_paciente: primeiro nome do paciente agendado.
#nome_completo_do_paciente: nome completo do paciente agendado
#profissional_do_atendimento: primeiro nome do profissional agendado.
#area_do_profissional: abreviação da área do profissional agendado.
#data_do_atendimento: data do agendamento.
#hora_do_atendimento: horário do agendamento.
Importante: Não edite o texto dos atalhos!
As etiquetas verdes funcionam como atalhos para que o sistema preencha automaticamente as informações. Caso algum caractere seja apagado, por exemplo “#nome_da_clin”, o sistema não permitirá salvar a edição e exibirá uma mensagem vermelha no topo da tela. Se precisar corrigir uma etiqueta, apague-a completamente e clique novamente para inserir o atalho correto.
6. Após finalizar, clique em "Salvar".
7. O sistema exibirá a mensagem: “Deseja que o novo modelo de mensagem seja válido para as mensagens não enviadas?”. Clique em “Sim” para aplicar o novo modelo a todas as mensagens, inclusive às que já estavam programadas, mas ainda não foram enviadas.
Pontos importantes sobre o envio de lembretes de atendimento via email:
Os lembretes via e-mail são gratuitos e ilimitados.
Eles serão enviados somente se o paciente tiver em seu cadastro um e-mail válido e correto.
Ao ativar o lembrete via e-mail, esse estará ativo em todos os agendamentos do profissional.
Lembre-se que deve haver tempo hábil entre o momento do agendamento, a data do atendimento e a antecedência do envio. Se não houver, o lembrete não será enviado. Ou seja, se você selecionou a opção "Um dia antes", deve haver mais de 24 horas entre o momento do agendamento e a data do mesmo.
Pronto, agora você já sabe como utilizar o recurso de envio lembretes de atendimento via e-mail! 😊
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