O envio automático de lembretes de atendimento via WhatsApp torna a gestão da agenda mais prática, ajuda a evitar esquecimentos e a reduzir as faltas dos pacientes. Tudo isso, sem demandar tempo extra da equipe.
Nestes lembretes, os pacientes também podem confirmar ou cancelar o horário agendado. A resposta dos pacientes é vinculada automaticamente ao agendamento no sistema, mantendo a agenda dos profissionais sempre organizada. 😉
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Confira abaixo como utilizar o recurso na sua rotina:
A. Como funciona o envio automático dos lembretes via WhatsApp?
B. Como configurar o envio dos lembretes de atendimento?
C. Como definir a antecedência do envio no agendamento no agendamento?
D. Como configurar o envio da confirmação de presença?
A. Como funciona o envio automático dos lembretes via WhatsApp?
Os lembretes automáticos são enviados via API Oficial do WhatsApp Business (via plataforma da Meta), garantindo segurança, estabilidade e confiabilidade na entrega. O envio é realizado através de um número homologado da ZenFisio, exclusivo para esta finalidade.
A mensagem conta com botões interativos para o paciente "Confirmar presença" e "Cancelar agendamento". Caso o paciente responda à mensagem com um texto, será apresentado automaticamente o botão "Falar com a clínica", direcionando o paciente para o WhatsApp de atendimento.
A antecedência do envio pode ser predefinida nas configurações da agenda do profissional ou definida no momento em que cada novo agendamento é criado. Confira abaixo como configurar cada uma dessas opções.
B. Como configurar o envio de lembretes de atendimento?
Com o ZenFisio, é possível ativar automaticamente o envio de lembretes via WhatsApp para todos os novos agendamentos criados, com horário predefinido por você. Essa configuração deve ser realizada na agenda de cada profissional, conforme o passo a passo abaixo:
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1. Acesse o seu login do sistema ZenFisio.
2. Acesse "Configurações" no menu principal.
3. Em "Agenda", clique em "Opções da agenda".
4. Selecione o profissional que deseja realizar as configurações.
5. Clique em “Lembretes WhatsApp”, no final da página e selecione a antecedência desejada para o envio das mensagens:
“Sem lembrete”
“Uma hora antes”
“Duas horas antes”
"Quatro horas antes"
"Seis horas antes"
“Um dia antes”
"Doze horas antes"
“Uma semana antes”
Marque a opção “Sem lembrete” caso não deseje definir essa informação neste momento.
6. Ao selecionar as opções: "um dia antes" ou "uma semana antes", o campo: "Definir horário do lembrete", aparecerá no sistema.
Padrão do agendamento: o lembrete será enviado com 24 horas ou 7 dias exatos de antecedência, conforme a opção selecionada.
Exemplo: se o agendamento estiver marcado para terça-feira às 14h, o lembrete de “um dia antes” será enviado na segunda-feira, às 14h, exatamente 24 horas antes.
Personalizado: é uma configuração adicional que permite definir um horário fixo para o envio dos lembretes, independentemente do horário do atendimento.
Exemplo: se o agendamento estiver marcado para terça-feira às 14h, o lembrete de “um dia antes” será enviado no dia anterior, no horário definido por você, como sempre às 8h da manhã. Assim, todos os lembretes serão enviados no mesmo horário, facilitando a organização e o controle da agenda do dia seguinte.
C. Como definir a antecedência do envio no agendamento do paciente no agendamento?
Ao cadastrar ou editar um agendamento, é possível escolher ou alterar com facilidade o período de antecedência em que o paciente receberá a mensagem.
1. Clique em "Agenda" no menu lateral.
2. Crie um novo agendamento. Para fazer isto, clique em “+ Novo agendamento”, botão azul localizado no topo da tela, ou clique sobre o horário na grade da agenda.
3. Selecione o nome do paciente.
4. Digite o número do celular do paciente, com o DDD. Se o paciente já tiver um celular informado em seu cadastro, será exibido no agendamento automaticamente.
5. Localize o campo “Lembrete WhatsApp” e escolha quando a mensagem deve ser enviada ao paciente:
"Sem lembrete"
“Uma hora antes”
“Duas horas antes”
"Quatro horas antes"
"Seis horas antes"
“Um dia antes”
"Doze horas antes"
“Uma semana antes”
6. Preencha outras informações do agendamento e clique em "Salvar".
D. Como configurar o envio da confirmação de presença?
Agora, você vai aprender como personalizar as configurações importantes para o envio dos lembretes e das confirmações de presença.
1. Retorne ao menu lateral "Configurações".
2. Clique em "Mensagens (WhatsApp - SMS - E-mail)".
3. Clique em "Configurações gerais".
Passe o mouse sobre os campos para visualizar as informações e acompanhar o preenchimento com facilidade.
4. Confira se o "Nome da sua clínica" está correto e dentro dos 20 caracteres disponíveis. Essa informação será exibida no início e no final da mensagem.
5. No campo “Número de contato”, informe o número de WhatsApp para o qual o paciente deve ser direcionado ao clicar no botão de resposta rápida “Falar com a clínica”.
6. Em “Permitir confirmação pelo WhatsApp”, selecione “Sim” caso deseje enviar, junto à mensagem de lembrete, os botões para que o paciente possa confirmar a presença ou cancelar o agendamento diretamente pelo WhatsApp.
Exemplo de mensagem de lembrete de atendimento com confirmação de presença:
Exemplo de mensagem de lembrete de atendimento sem confirmação de presença:
7. Por último, clique em "Salvar".
Ainda na mesma seção: "Mensagens (WhatsApp - SMS - E-mail)", você poderá escolher o modelo de mensagem que deseja utilizar. Acompanhe o passo a passo abaixo.
E: Como escolher o modelo de mensagem?
1. No menu “Configurações”, acesse “Mensagens (WhatsApp - SMS - E-mail)”.
2. Em seguida, clique em “Modelos de mensagens”.
3. Na aba “WhatsApp”, acesse o campo “Lembrete de atendimento – envio automático” e escolha a mensagem que deseja utilizar:
Lembrete padrão: Mensagem automática tradicional de confirmação de atendimento.
Lembrete com aviso sobre faltas: Inclui um aviso informando sobre possível cobrança em casos de ausência sem aviso prévio.
No formato de envio automático de mensagens utilizamos a API Oficial do WhatsApp, que exige a utilização de mensagens previamente aprovadas. Por esse motivo, não é possível alterar o conteúdo das mensagens, nem remover a opção “Desativar lembretes”. Estes são requisitos obrigatórios conforme as diretrizes da Meta para disparos automáticos.
E. Como funciona a confirmação de presença?
Veja a seguir como funcionam os botões interativos enviados no lembrete automático e como você pode identificar rapidamente na agenda, quando um atendimento foi confirmado ou cancelado.
Botão interativo “Confirmar presença”:
Após o paciente confirmar a presença, no topo do agendamento ficará visível o dia e horário em que a confirmação foi realizada.
Na agenda, a confirmação poderá ser identificada facilmente pelo ícone de confirmação exibido antes do nome do paciente:
Botão interativo “Cancelar agendamento”:
Quando o paciente cancelar o agendamento pela mensagem de lembrete, o status será alterado automaticamente para “Cancelado”.
No topo do agendamento, ficará visível o dia e horário em que o cancelamento foi realizado. Além disso, na agenda, o agendamento ficará identificado pela cor preta.
Se o cancelamento for realizado em cima da hora, o paciente receberá a seguinte mensagem:
Caso o paciente tente realizar o cancelamento após o horário inicial do atendimento, será encaminhada a seguinte mensagem:
Botão interativo “Desativar lembretes”:
Essa opção é uma exigência obrigatória do WhatsApp e ajuda a evitar situações como o envio de mensagens para números incorretos, em casos de troca de titularidade ou até para que o sistema pare de realizar os envios, respeitando a preferencia do paciente.
Botão interativo “Falar com a clínica”:
O botão é enviado automaticamente quando o paciente interage na mensagem. Ao clicar no botão, o paciente pode iniciar uma conversa com a clínica de forma prática e imediata.
⚠️ Observe com atenção, alguns pontos importantes para o envio automático de lembretes:
Os lembretes via WhatsApp serão enviados somente se o paciente tiver em seu cadastro um celular completo e correto, com DDD informado e que esteja sendo utilizado no WhatsApp.
Você pode desativar o envio na edição do agendamento, selecionando a opção "Sem lembrete", caso ele ainda não tenha sido enviado.
Lembre-se que deve haver tempo hábil entre o momento do agendamento, a data do atendimento e a antecedência do envio. Se não houver, o lembrete não será enviado. Ou seja, se você selecionou a opção "Um dia antes", deve haver mais de 24 horas entre o momento do agendamento e a data do mesmo.
Se tiver dúvidas, entre em contato com a nossa equipe através dos nossos canais de atendimento. 😊