O envelope é a estrutura utilizada para agrupar os documentos e participantes envolvidos em um processo de assinatura eletrônica.
Em um mesmo envelope é possível reunir até 5 documentos, que serão enviados para assinatura em um único processo.
Cada envelope é composto pelos seguintes elementos:
Configurações: permitem definir informações gerais do processo, como nome do envelope, prazo para assinatura e envio de lembretes automáticos.
Documentos: arquivos que serão encaminhados para assinatura eletrônica.
Signatários: participante(s) responsáveis pela assinatura dos documentos.
Observadores: participantes que acompanham o andamento do processo e recebem notificações, sem realizar assinaturas.
A) Como criar um envelope.
B) Como adicionar documentos.
C) Como definir/selecionar os signatários.
D) Como adicionar observadores.
E) Detalhes do envelope.
A) Como criar um envelope?
Antes de criar um envelope, verifique se a assinatura eletrônica já foi cadastrada. Caso ainda não tenha realizado essa configuração, consulte o artigo Como cadastrar assinaturas.
Com a assinatura configurada:
1. Acesse seu login do Sistema ZenFisio.
2. No menu lateral esquerdo, acesse a opção "Envelopes"
3. Em seguida, clique em "Cadastrar Novo", no canto superior esquerdo da página.
4. O sistema irá abrir uma a página "Novo envelope".
Após iniciar o cadastro, vamos ao preenchimento das informações necessárias. Confira o passo a passo a seguir!
B) Como adicionar documentos
Após iniciar a criação de um envelope, a primeição seção a ser preenchida é a "Documentos". Nesse local, são adicionados os documentos que farão parte do processo de assinatura eletrônica.
Um envelope terá vinculo com paciente e/ou profissional. Será possível adicionar somente documentos com esse mesmo vínculo. Para adicionar um documento, siga os passos a seguir:
1. Na seção Documentos, clique em "Adicionar documento".
2. Selecione o "Paciente" e/ou "Profissional" ao qual o documento está vinculado.
Para a seleção do "Paciente", a lista exibirá apenas pacientes que possuem um endereço de e-mail cadastrado, pois esse dado é necessário para o envio da solicitação de assinatura eletrônica.
Caso o paciente informado na busca não seja exibido na lista, verifique se existe um endereço de e-mail válido cadastrado.
3. Escolha os documentos que farão parte do envelope clicando em "Selecionar".
3.1. Ao selecionar o primeiro documento, esse irá determinar o vínculo com paciente e profissional. Ou seja, estarão disponíveis para as próximas seleções, documentos vinculados ao mesmo paciente e/ou profissional.
4. Com os documentos selecionados, clique em "Fechar".
Caso necessário, repita o procedimento para adicionar outros documentos ao mesmo envelope.
Cada envelope terá o limite de 5 documentos.
Após a inclusão, as opções selecionadas serão exibidas na lista de documentos do envelope e estarão disponíveis para a configuração dos participantes e do posicionamento das assinaturas.
C) Como selecionar os signatários
Após selecionar os documentos que farão parte do envelope, você poderá definir quem irá realizar as assinaturas na seção "Signatários".
1. Nas primeiras opções disponíveis, o usuário que está realizando a emissão pode aplicar a sua assinatura e do paciente vinculado.
Ao utilizar o botão de atalho "Eu vou assinar", o usuário que está realizando a emissão poderá realizar a assinatura.
Selecionando o atalho "Paciente vai assinar" o paciente vinculado ao documento será selecionado para assinatura.
2. Para adicionar outros Signatários, clique em "Adicionar signatário".
As opções diponíveis para adição de signatário são de Signatário não cadastrado, Paciente, Usuário e Colaborador.
2.1. Na primeira opção, é possível preencher dados de um signatário não cadastrado no ZenFisio.
2.2. Na opção "Paciente", é possível selecionar outros pacientes para a assinatura dos documentos do envelope.
2.3. Em "Usuário", é possível selecionar outros usuários para a assinatura.
2.4. Também é possível selecionar um "Colaborador" cadastrado no sistema.
2.5. Ao adicionar os signatários é possível salvá-los como favoritos. Os salvos ficarão disponíveis na aba "Favoritos".
Na inclusão de signatário não cadastrado, paciente ou colaborador também é possível habilitar a opção "Solicitar confirmação de identidade através do CPF".
3. Após o preenchimento dos campos, clique em "Adicionar".
D) Como adicionar observadores
Na seção "Observadores (Opcional)", podem ser incluídos os dados de quem irá acompanhar o processo de assinatura eletrônica dos documentos, sem realizar assinaturas.
Para adicionar um Observador, siga o passo a passo:
1. Informe o "Nome" do obervador.
2. Preencha o "E-mail" que receberá as notificações.
3. Informa o "CPF" do observador.
4. No campo "Quando será notificado", selecione o momento em que o Observador será notificado.
O Observador será notificado via e-mail para o acompanhamento das atualizações relacionadas ao envelope conforme a opção selecionada:
A cada assinatura;
Final do processo;
Começo e fim.
5. Clique em "Adicionar observador" para concluir a inclusão.
A inclusão de um observador é opcional.
Caso opter por incluir, o preenchimento dos campos dessa sessão é obrigatório.
Sem preencher todos os campos, ao clicar em "Adicionar observador", o sistema irá emitir um alerta.
Caso seja feito o preenchimento de todos os campos, sem clicar em "Adicionar observador", a inclusão não será realizada.
E) Detalhes do envelope
Após preencher os campos anteriores, na seção de "Detalhes do envelope" serão feitas algumas configurações para o processo de assinatura eletrônica.
1. Defina o "Nome do envelope".
2. Estabeleça a "Data limite para assinatura".
3. Defina se deseja "Enviar lembretes automaticamente", para que os participantes que ainda não assinaram recebem um lembrete 3 dias após o envio e 1 dia antes da data limite.
4. Em seguida, clique em "Posicionar assinaturas".
O sistema abrirá automaticamente os documentos para posicionar os campos de assinatura.
4.1. No menu lateral esquerdo, selecione o "Participante" para o qual os campos serão posicionados.
4.2. Selecione o tipo de campo que deseja posicional, "Assinatura" ou "Rúbrica".
4.3. Repita o procedimento para os demais participantes.
5. No menu lateral esquerdo, é possível identificar os Signatários com facilidade através da "Legenda" por cor.
6. No menu lateral direito, é possível navegar entre páginas e documentos.
7. Ao finalizar o posicionamento dos campos, clique em "Confirmar".
Após selecionados os documentos, informados os signatários, adicionados os observadores e preenchidos os detalhes do envelope, clique em "Enviar" para finalizá-lo.
Caso não tenham sido posicionadas todas as assinaturas, o sistema emitirá um alerta para que essam sejam ajustadas e seja possível salvar.
Caso o usuário que está realizando a emissão tenha sido adicionado como siganatário, o sistema já possibiltará que realize a assinatura clicando no botão "Assinar".
Para retornar à tela de "Envelopes", clique em "Voltar ao início".
Após a criação, o envelope ficará disponível para acompanhamento na tela de "Envelopes".
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